Οι οργανισμοί πρέπει, σε περίπτωση  συλλογής προσωπικών δεδομένων απευθείας  από τα ενδιαφερόμενα άτομα, να παρέχουν πληροφορίες σχετικά με τις πράξεις επεξεργασίας με συνοπτικό και διαφανή τρόπο, χρησιμοποιώντας κατανοητή, εύκολα προσβάσιμη, σαφή και απλή γλώσσα. Αυτό μπορεί να γίνει γραπτώς (π.χ. στην οπίσθια όψη μιας προσφοράς) ή με ηλεκτρονικά μέσα (π.χ. σε ιστότοπο). Εάν το ζητήσει ο ενδιαφερόμενος, μπορείτε επίσης να παράσχετε αυτές τις πληροφορίες προφορικά, αλλά πρέπει να είστε σε θέση να το αποδείξετε στη συνέχεια.

Ακόμη και όταν τα δεδομένα συλλέχθηκαν έμμεσα, δηλαδή εάν δεν συλλέγετε απευθείας τα προσωπικά δεδομένα από ένα άτομο, αλλά για παράδειγμα μέσω τρίτου, θα πρέπει να παράσχετε τις ίδιες λεπτομερείς πληροφορίες στα άτομα.

Τα άτομα μπορούν να σας ρωτήσουν αν επεξεργάζεστε τα δεδομένα τους και, όπου συμβαίνει αυτό, έχουν δικαίωμα πρόσβασης σε αυτά τα δεδομένα. Έτσι, όταν συμβαίνει αυτό και εάν επεξεργάζεστε τα δεδομένα τους, θα πρέπει, για παράδειγμα, να παράσχετε ένα αντίγραφο των προσωπικών τους δεδομένων, δωρεάν, μαζί με τυχόν απαραίτητες πρόσθετες πληροφορίες. Όταν ένα αίτημα υποβάλλεται ηλεκτρονικά, ο οργανισμός σας θα πρέπει να παρέχει τις απαιτούμενες πληροφορίες σε ευρέως χρησιμοποιούμενη ηλεκτρονική μορφή, εκτός εάν το άτομο ζητήσει κάτι διαφορετικό.

Περισσότερες πληροφορίες:

• Σεβασμός των δικαιωμάτων των ατόμων

Επεξεργασία προσωπικών δεδομένων νοείται κάθε είδους δραστηριότητα (πράξη επεξεργασίας) που εκτελείται επί ή αφορά σε προσωπικά δεδομένα φυσικών προσώπων. Περιλαμβάνει τη συλλογή,  καταχώριση,  οργάνωση,  διάρθρωση,  αποθήκευση,  προσαρμογή ή μεταβολή, ανάκτηση,  αναζήτηση πληροφοριών, έρευνα,  χρήση,  κοινολόγηση με διαβίβαση,  διάδοση ή κάθε άλλης μορφής διάθεση, συσχέτιση ή συνδυασμό, περιορισμό, διαγραφή ή καταστροφή προσωπικών δεδομένων.

Όχι, η επεξεργασία ευαίσθητων δεδομένων απαγορεύεται γενικά, εκτός από πολύ συγκεκριμένες περιπτώσεις:

• Το άτομο έχει δώσει τη ρητή συγκατάθεσή του για την επεξεργασία των ευαίσθητων δεδομένων του.
• Η επεξεργασία ευαίσθητων δεδομένων είναι απαραίτητη προκειμένου ο υπεύθυνος επεξεργασίας να εκπληρώσει τις υποχρεώσεις του, ιδίως στο πλαίσιο της απασχόλησης, της κοινωνικής ασφάλισης και της κοινωνικής προστασίας. Για παράδειγμα, ο υπεύθυνος επεξεργασίας ενδέχεται να χρειαστεί να επεξεργαστεί τα ευαίσθητα δεδομένα ενός προσώπου προκειμένου να είναι σε θέση να καθορίσει εάν δικαιούται ορισμένες παροχές κοινωνικής ασφάλισης ή επιδόματα απασχόλησης.
• Η επεξεργασία ευαίσθητων δεδομένων είναι απαραίτητη για την προστασία των ζωτικών συμφερόντων ενός προσώπου όταν είναι ανίκανο, από φυσικής ή νομικής άποψης, να δώσει τη συγκατάθεσή του. Για παράδειγμα, εάν ένα άτομο μείνει αναίσθητο ως αποτέλεσμα ατυχήματος και απαιτεί άμεση ιατρική περίθαλψη, τα δεδομένα υγείας του μπορεί να χρειαστεί να υποβληθούν σε επεξεργασία για την παροχή της κατάλληλης ιατρικής περίθαλψης.
• Η επεξεργασία ευαίσθητων δεδομένων πραγματοποιείται στο πλαίσιο των νόμιμων δραστηριοτήτων ιδρύματος, ένωσης ή άλλης μη κερδοσκοπικής οργάνωσης με πολιτικό, φιλοσοφικό, θρησκευτικό ή συνδικαλιστικό σκοπό, και μόνο για την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων των μελών τους, πρώην μελών ή προσώπων που έχουν τακτική επαφή μαζί τους.
• Τα ευαίσθητα δεδομένα έχουν προδήλως δημοσιοποιηθεί  από το ίδιο το άτομο.
• Η επεξεργασία ευαίσθητων δεδομένων είναι απαραίτητη στο πλαίσιο νομικών διαδικασιών.
• Η επεξεργασία ευαίσθητων δεδομένων είναι απαραίτητη για θέματα σημαντικού δημόσιου συμφέροντος.
• Η επεξεργασία ευαίσθητων δεδομένων είναι απαραίτητη στο πλαίσιο της προληπτικής ή επαγγελματικής ιατρικής. Για παράδειγμα, η αξιολόγηση των ευαίσθητων δεδομένων ενός ατόμου, όπως τα ιατρικά του δεδομένα, μπορεί να είναι απαραίτητη προκειμένου να προσδιοριστεί αν το άτομο είναι ικανό να εργαστεί.
• Η επεξεργασία ευαίσθητων δεδομένων είναι απαραίτητη για θέματα δημόσιας υγείας βάσει του ενωσιακού ή του εθνικού δικαίου. Για παράδειγμα, η επεξεργασία ευαίσθητων δεδομένων φυσικών προσώπων μπορεί να είναι απαραίτητη για τη διασφάλιση υψηλής ποιότητας υγειονομικής περίθαλψης και υψηλής ποιότητας ιατρικών προϊόντων, ή για την καταπολέμηση σοβαρών απειλών κατά της υγείας, όπως είναι οι ιοί.
• Η επεξεργασία ευαίσθητων δεδομένων είναι απαραίτητη για σκοπούς αρχειοθέτησης προς το δημόσιο συμφέρον ή για σκοπούς επιστημονικής ή ιστορικής έρευνας ή για στατιστικούς σκοπούς. Για παράδειγμα, η επεξεργασία ευαίσθητων δεδομένων μπορεί να είναι απαραίτητη για την παροχή ακριβών στατιστικών στοιχείων σχετικά με την κατάσταση μιας χώρας σε συγκεκριμένο τομέα.

Περισσότερες πληροφορίες:

• Νόμιμη επεξεργασία προσωπικών δεδομένων

Ναι, οι πελάτες σας, όταν πραγματοποιούν τηλεφωνική κλήση, πρέπει να ενημερώνονται για τους σκοπούς της καταγραφής, τους αποδέκτες των καταγραφών, το δικαίωμά τους να εναντιωθούν και το δικαίωμά τους να έχουν πρόσβαση στις καταγραφές.

Περισσότερες πληροφορίες:

• Νόμιμη επεξεργασία προσωπικών δεδομένων

Τα φυσικά πρόσωπα έχουν το δικαίωμα να ζητήσουν τη διαγραφή των προσωπικών δεδομένων που τα αφορούν και, στην περίπτωση αυτή, ο υπεύθυνος επεξεργασίας έχει την υποχρέωση να διαγράψει τα προσωπικά δεδομένα. Θα πρέπει να απαντήσετε χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και το αργότερο εντός ενός μηνός από την παραλαβή του αιτήματος. Η προθεσμία αυτή μπορεί να παραταθεί κατά δύο ακόμη μήνες εάν η αίτηση είναι υπερβολικά περίπλοκη και απαιτείται περισσότερος χρόνος για να ικανοποιηθεί το αίτημα, υπό την προϋπόθεση ότι το άτομο ενημερώνεται σχετικά εντός ενός μηνός από την παραλαβή του αιτήματος.

Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι το δικαίωμα διαγραφής δεν είναι απόλυτο. Δεν εφαρμόζεται όταν τα εν λόγω δεδομένα είναι απαραίτητα για:

• άσκηση του δικαιώματος στην ελευθερία της έκφρασης και της πληροφόρησης (π.χ. για δημοσιογραφικούς σκοπούς)·
• συμμόρφωση με νομική υποχρέωση που απαιτεί την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων (π.χ. επεξεργασία αρχείων σχετικά με τις ώρες εργασίας των εργαζομένων)·
• λόγους δημοσίου συμφέροντος στον τομέα της δημόσιας υγείας
• σκοπούς αρχειοθέτησης προς το δημόσιο συμφέρον ή σκοπούς επιστημονικής ή ιστορικής έρευνας ή στατιστικούς σκοπούς· και
• θεμελίωση, άσκηση ή υπεράσπιση νομικών αξιώσεων.

Όταν τα προσωπικά δεδομένα που πρόκειται να διαγραφούν είχαν προηγουμένως διαβιβαστεί σε άλλους οργανισμούς, πρέπει να ενημερώσετε αυτούς τους παραλήπτες ότι το άτομο έχει ζητήσει διαγραφή, εκτός εάν αυτό αποδειχθεί αδύνατο ή θα απαιτούσε δυσανάλογες προσπάθειες.

Περισσότερες πληροφορίες:

• Σεβασμός των δικαιωμάτων των φυσικών προσώπων

Τα απαραίτητα μέτρα ασφαλείας μπορεί να διαφέρουν ανάλογα με τη φύση των προσωπικών δεδομένων που επεξεργάζεστε και τους σχετικούς κινδύνους για τα άτομα. Σε κάθε περίπτωση, υπάρχουν ορισμένα ελάχιστα μέτρα που πρέπει να εφαρμόζετε:

• να ασφαλίζετε την πρόσβαση στις εγκαταστάσεις·
• να χρησιμοποιείτε τακτικά ενημερωμένο λογισμικό προστασίας από ιούς·
• να επιλέγετε προσεκτικά τους κωδικούς πρόσβασής σας·
• να υποχρεώνετε τους χρήστες να επαληθεύουν την ταυτότητά τους πριν από τη χρήση των εγκαταστάσεων του υπολογιστή·
• να εφαρμόζετε πολιτική δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και ανάκτησης δεδομένων σε περίπτωση συμβάντος.
• Επιπλέον, ορισμένα βασικά μέτρα, όπως το κλείδωμα της οθόνης σας ενώ είστε μακριά και το κλείδωμα του γραφείου στο τέλος της ημέρας δεν είναι ποτέ εκτός τόπου...

Περισσότερες πληροφορίες:

• Ασφαλή προσωπικά δεδομένα

Θα πρέπει να απαντήσετε χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και το αργότερο εντός ενός μηνός από την παραλαβή του αιτήματος. Η προθεσμία αυτή μπορεί να παραταθεί κατά δύο ακόμη μήνες, εάν η αίτηση είναι υπερβολικά περίπλοκη και απαιτείται περισσότερος χρόνος για να απαντηθεί, υπό την προϋπόθεση ότι το άτομο ενημερώνεται σχετικά εντός ενός μηνός από την παραλαβή του αιτήματος.

Αυτό γίνεται δωρεάν.

Περισσότερες πληροφορίες:

• Σεβασμός των δικαιωμάτων των φυσικών προσώπων

1. Βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα που λάβατε συλλέχθηκαν νόμιμα και ότι τα ενδιαφερόμενα φυσικά πρόσωπα έχουν ενημερωθεί σχετικά με την επεξεργασία των προσωπικών τους δεδομένων.
2. Σε περίπτωση που τρίτος επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα για λογαριασμό σας, βεβαιωθείτε ότι έχετε συνάψει σύμβαση υπευθύνου επεξεργασίας-εκτελούντος την επεξεργασία, η οποία περιγράφει λεπτομερώς τις πράξεις επεξεργασίας και τα μέσα επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων.

Και φυσικά, να έχετε συμμορφωθεί με όλες τις υποχρεώσεις των υπευθύνων επεξεργασίας.

Περισσότερες πληροφορίες:

• Υπεύθυνος επεξεργασίας ή εκτελών την επεξεργασία δεδομένων