Ni kan inte lagra personuppgifter för alltid.

I regel kan personuppgifter endast lagras så länge som är nödvändigt mot bakgrund av de ändamål för vilka personuppgifterna behandlas.

I vissa fall kan lagringstiden bestämmas genom särskilda lagar, till exempel om arbetslagstiftningen fastställer en viss lagringsperiod för lönelistor.

Organisationer bör införa policyer för lagring av uppgifter för att se till att personuppgifter inte lagras längre än vad som är nödvändigt. Enskildas personuppgifter måste raderas eller anonymiseras när dessa uppgifter inte längre är nödvändiga för det ändamål för vilket behandlingen har skett.

Mer information:

• Grunderna för dataskydd

Behandling av personuppgifter är tillåten om det finns en rättslig grund för det. Förutom fritt, specifikt, informerat och otvetydigt samtycke kan andra rättsliga grunder för behandling användas.

Med andra ord är samtycke nödvändigt när ingen av de andra rättsliga grunderna är tillämplig.

Mer information:

• Behandla personuppgifter på ett lagligt sätt

Med behandling av personuppgifter avses varje typ av behandling som utförs på eller med enskilda personers personuppgifter. Detta omfattar insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning eller ändring, framtagning, läsning, undersökning, användning, utlämnande genom överföring, spridning eller tillhandahållande på annat sätt , justering eller sammanförande, begränsning, radering eller förstöring av personuppgifter.

Enskilda personer kan fråga er om ni behandlar deras uppgifter och  om så är  fallet har de rätt att få tillgång till dessa uppgifter. Så när detta händer och om ni behandlar deras uppgifter ska ni till exempel tillhandahålla en kopia av deras personuppgifter kostnadsfritt tillsammans med all nödvändig ytterligare information. Om en begäran görs elektroniskt bör er organisation tillhandahålla den information som krävs i ett allmänt använt elektroniskt format, såvida inte personen ifråga begär något annat.

Mer information:

• Respektera enskildas rättigheter

Dataskyddsombud kan utföra andra uppgifter inom organisationen, men detta får inte leda till en intressekonflikt. Detta innebär att dataskyddsombudet inte kan ha en position där ombudet bestämmer ändamålen och medlen för behandlingen. Motstridiga funktioner omfattar huvudsakligen ledande befattningar (verkställande direktör, operativ chef, ekonomi- eller finanschef, HR-chef, IT-chef, ) men kan även omfatta andra funktioner om de leder till fastställande av ändamål och medel för behandlingen.

Dataskyddsombudet måste kunna utföra sina uppgifter på ett oberoende sätt. Detta innebär att er organisation:

• inte får ge instruktioner till dataskyddsombudet när det gäller utförandet av deras uppgifter som dataskyddsombud,
• inte får bestraffa eller avsätta dataskyddsombudet för att ha utfört sina uppgifter.

Mer information:

• Dataskyddsombud

Nej, behandling av känsliga uppgifter är i allmänhet förbjuden, utom under mycket specifika omständigheter:

• Den enskilde har gett sitt uttryckliga samtycke till att deras känsliga uppgifter behandlas.
• Behandlingen av känsliga uppgifter är nödvändig för att den personuppgiftsansvarige ska kunna fullgöra sina skyldigheter, särskilt när det gäller sysselsättning, social trygghet och socialt skydd. Den personuppgiftsansvarige kan till exempel behöva behandla en persons känsliga uppgifter för att kunna avgöra om de har rätt till vissa socialförsäkringsförmåner eller anställningsstipendier.
• Behandlingen av känsliga uppgifter är nödvändig för att skydda de grundläggande intressena hos en person där personen är fysiskt eller juridiskt oförmögen att ge sitt samtycke. Till exempel, om en person lämnas medvetslös till följd av en olycka och kräver omedelbar medicinsk vård, kan deras hälsodata behöva behandlas för att lämplig medicinsk vård ska tillhandahållas.
• Behandlingen av känsliga uppgifter sker inom ramen för berättigad verksamhet hos en stiftelse, förening eller annan ideell organisation med ett politiskt, filosofiskt, religiöst eller fackligt syfte och endast för behandling av personuppgifter om deras medlemmar, tidigare medlemmar eller personer som har regelbunden kontakt med dem.
• De känsliga uppgifterna har tydligt offentliggjorts av den registrerade
• Behandling av känsliga uppgifter är nödvändig i samband med rättsliga förfaranden.
• Behandlingen av känsliga uppgifter är nödvändig för frågor av väsentligt allmänintresse.
• Behandlingen av känsliga uppgifter är nödvändig inom ramen för förebyggande hälso- och sjukvård eller yrkesmedicin. Till exempel kan det vara nödvändigt att behandla en persons känsliga uppgifter, såsom deras medicinska uppgifter, för att fastställa deras arbetsförmåga som anställd.
• Behandlingen av känsliga uppgifter är nödvändig för folkhälsofrågor på grundval av EU-lagstiftning eller nationell lagstiftning. Till exempel kan behandling av enskildas känsliga uppgifter vara nödvändig för att säkerställa en hög kvalitet på hälso- och sjukvården och en hög kvalitet på medicinska produkter, eller för att bekämpa allvarliga hälsohot, såsom virus.
• Behandlingen av känsliga uppgifter är nödvändig för arkivändamål av allmänt intresse, för vetenskapliga eller historiska forskningsändamål eller för statistiska ändamål. Till exempel kan behandling av känsliga uppgifter vara nödvändig för att tillhandahålla korrekt statistik om ett lands situation inom ett visst område.

Mer information:

• Behandla personuppgifter på ett lagligt sätt

Enskilda personer har rätt att begära radering av personuppgifter som rör dem och i så fall är den personuppgiftsansvarige skyldig att radera personuppgifterna. Ni bör svara utan onödigt dröjsmål och senast inom en månad efter mottagandet av begäran. Denna tidsfrist kan förlängas med ytterligare två månader om begäran är för komplicerad och mer tid behövs för att tillmötesgå begäran, förutsatt att personen informeras om detta inom en månad efter mottagandet av begäran.

Det är viktigt att notera att rätten till radering inte är absolut. Den gäller inte när uppgifterna i fråga är nödvändiga för

• utövande av rätten till yttrande- och informationsfrihet (t.ex. för journalistiska ändamål).
• fullgörande av en rättslig skyldighet som kräver behandling av personuppgifter (t.ex. register över anställdas arbetstider).
• skäl som rör ett viktigt allmänt intresse på folkhälsoområdet
• arkivändamål av allmänt intresse, vetenskapliga eller historiska forskningsändamål eller statistiska ändamål, och
• fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.

Om de personuppgifter som ska raderas tidigare har överförts till andra organisationer måste ni informera dessa mottagare om att personen har begärt radering, såvida detta inte visar sig vara omöjligt eller skulle kräva oproportionerliga ansträngningar.

Mer information:

• Respektera enskildas rättigheter

När det gäller direkt insamling av personuppgifter från de berörda personerna ska verksamheter på ett koncist och öppet sätt tillhandahålla information om behandlingen på ett begripligt, lättillgängligt och tydligt språk. Detta kan göras skriftligen (t.ex. på baksidan av ett anbud) eller på elektronisk väg (t.ex. på en webbplats). Om den berörda personen begär det kan ni också lämna denna information muntligen, men ni måste kunna bevisa att ni gjort detta i efterhand.

Även när uppgifterna har samlats in indirekt, dvs. om ni inte själva samlar in personuppgifterna direkt från en individ, utan till exempel via en tredje part, måste ni lämna samma detaljerade information till enskilda personer.

En personuppgiftsincident är en säkerhetsincident som leder till oavsiktlig eller olaglig förstörelse, förlust, ändring, obehörigt röjande av, eller tillgång till, personuppgifter.

• Om personuppgiftsincidenten utgör en risk för de berörda personerna måste ni anmäla det till relevant dataskyddsmyndighet inom 72 timmar.
• Om överträdelsen sannolikt kommer att leda till en hög risk för individer, måste ni också kommunicera överträdelsen till de berörda personerna utan onödigt dröjsmål.

I vilket fall som helst måste ni för alla incidenter – även de som inte anmäls till en dataskyddsmyndighet – registrera åtminstone de grundläggande uppgifterna om överträdelsen, bedömningen av överträdelsen, dess effekter och de åtgärder som vidtagits.

Mer information:

• Personuppgiftsincidenter