Dataskyddsombudet kan vara en befintlig anställd med tillräcklig kunskap om dataskyddsförordningen (om den anställdes yrkesmässiga uppgifter är förenliga med dataskyddsombudets arbetsuppgifter och detta inte leder till intressekonflikter) eller en extern person. Dataskyddsombudet bör kunna utföra uppgifter självständigt och bör kunna rapportera direkt till den högsta ledningen.

Mer information:

• Dataskyddsombud

Dataskyddsombudets uppgifter omfattar bland annat följande:

• informera och ge råd till organisationen och dess anställda om efterlevnad av dataskyddsregleringen,
• övervaka efterlevnaden av dataskyddet,
• ge råd på begäran om konsekvensbedömning avseende dataskydd.
• att fungera som kontaktpunkt för dataskyddsmyndigheten och samarbeta med den dataskyddsmyndigheten,
• att fungera som kontaktpunkt för enskilda personer.

Dessutom rekommenderas dataskyddsombudets närvaro i allmänhet när beslut som får konsekvenser för dataskyddet fattas. Dataskyddsombudet bör också omedelbart konsulteras när ett dataintrång eller en annan incident har inträffat.

Mer information:

• Dataskyddsombud

För att samtycket ska anses giltigt måste det vara

• fritt tillhandahållet,
• specifikt,
• informerat, och
• otvetydigt.

Detta innebär att enskilda personer måste ha ett verkligt fritt val när det gäller huruvida de samtycker till behandlingen av deras personuppgifter. De behöver tillräcklig information för att kunna förstå vilka uppgifter som behandlas, för vilket syfte och hur detta görs. En begäran om samtycke måste också vara utformad på tillräcklig detaljnivå.

Dessutom bör det finnas en klar jakande handling från den enskilde (utan förmarkerade rutor och samtycket bör inhämtasseparat från tillämpliga allmänna villkor).

Dessutom måste enskilda personer fritt kunna dra tillbaka sitt samtycke (utan några negativa konsekvenser) om de ändrar sig vid ett senare tillfälle.

Mer information:

• Behandla personuppgifter på ett lagligt sätt

Behandling av personuppgifter är tillåten om det finns en rättslig grund för det. Förutom fritt, specifikt, informerat och otvetydigt samtycke kan andra rättsliga grunder för behandling användas.

Med andra ord är samtycke nödvändigt när ingen av de andra rättsliga grunderna är tillämplig.

Mer information:

• Behandla personuppgifter på ett lagligt sätt

Med behandling av personuppgifter avses varje typ av behandling som utförs på eller med enskilda personers personuppgifter. Detta omfattar insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning eller ändring, framtagning, läsning, undersökning, användning, utlämnande genom överföring, spridning eller tillhandahållande på annat sätt , justering eller sammanförande, begränsning, radering eller förstöring av personuppgifter.

Enskilda personer har rätt att begära radering av personuppgifter som rör dem och i så fall är den personuppgiftsansvarige skyldig att radera personuppgifterna. Ni bör svara utan onödigt dröjsmål och senast inom en månad efter mottagandet av begäran. Denna tidsfrist kan förlängas med ytterligare två månader om begäran är för komplicerad och mer tid behövs för att tillmötesgå begäran, förutsatt att personen informeras om detta inom en månad efter mottagandet av begäran.

Det är viktigt att notera att rätten till radering inte är absolut. Den gäller inte när uppgifterna i fråga är nödvändiga för

• utövande av rätten till yttrande- och informationsfrihet (t.ex. för journalistiska ändamål).
• fullgörande av en rättslig skyldighet som kräver behandling av personuppgifter (t.ex. register över anställdas arbetstider).
• skäl som rör ett viktigt allmänt intresse på folkhälsoområdet
• arkivändamål av allmänt intresse, vetenskapliga eller historiska forskningsändamål eller statistiska ändamål, och
• fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.

Om de personuppgifter som ska raderas tidigare har överförts till andra organisationer måste ni informera dessa mottagare om att personen har begärt radering, såvida detta inte visar sig vara omöjligt eller skulle kräva oproportionerliga ansträngningar.

Mer information:

• Respektera enskildas rättigheter

Ja, era kunder måste, när de ringer ett telefonsamtal, informeras om syftet med inspelningen, mottagarna av inspelningarna, om deras rätt att göra invändningar och om deras rätt att få tillgång till inspelningarna.

Mer information:

• Behandla personuppgifter på ett lagligt sätt

När det gäller direkt insamling av personuppgifter från de berörda personerna ska verksamheter på ett koncist och öppet sätt tillhandahålla information om behandlingen på ett begripligt, lättillgängligt och tydligt språk. Detta kan göras skriftligen (t.ex. på baksidan av ett anbud) eller på elektronisk väg (t.ex. på en webbplats). Om den berörda personen begär det kan ni också lämna denna information muntligen, men ni måste kunna bevisa att ni gjort detta i efterhand.

Även när uppgifterna har samlats in indirekt, dvs. om ni inte själva samlar in personuppgifterna direkt från en individ, utan till exempel via en tredje part, måste ni lämna samma detaljerade information till enskilda personer.

Enskilda personer kan fråga er om ni behandlar deras uppgifter och  om så är  fallet har de rätt att få tillgång till dessa uppgifter. Så när detta händer och om ni behandlar deras uppgifter ska ni till exempel tillhandahålla en kopia av deras personuppgifter kostnadsfritt tillsammans med all nödvändig ytterligare information. Om en begäran görs elektroniskt bör er organisation tillhandahålla den information som krävs i ett allmänt använt elektroniskt format, såvida inte personen ifråga begär något annat.

Mer information:

• Respektera enskildas rättigheter