Ni kan inte lagra personuppgifter för alltid.

I regel kan personuppgifter endast lagras så länge som är nödvändigt mot bakgrund av de ändamål för vilka personuppgifterna behandlas.

I vissa fall kan lagringstiden bestämmas genom särskilda lagar, till exempel om arbetslagstiftningen fastställer en viss lagringsperiod för lönelistor.

Organisationer bör införa policyer för lagring av uppgifter för att se till att personuppgifter inte lagras längre än vad som är nödvändigt. Enskildas personuppgifter måste raderas eller anonymiseras när dessa uppgifter inte längre är nödvändiga för det ändamål för vilket behandlingen har skett.

Mer information:

• Grunderna för dataskydd

Ni bör svara utan onödigt dröjsmål och senast inom en månad efter mottagandet av begäran. Denna tidsfrist kan förlängas med ytterligare två månader om begäran är för komplicerad och mer tid behövs för att svara, förutsatt att personen informeras om detta inom en månad efter mottagandet av begäran.

Ni måste göra detta kostnadsfritt.

Mer information:

• Respektera enskildas rättigheter

Enskilda personer har rätt att begära radering av personuppgifter som rör dem och i så fall är den personuppgiftsansvarige skyldig att radera personuppgifterna. Ni bör svara utan onödigt dröjsmål och senast inom en månad efter mottagandet av begäran. Denna tidsfrist kan förlängas med ytterligare två månader om begäran är för komplicerad och mer tid behövs för att tillmötesgå begäran, förutsatt att personen informeras om detta inom en månad efter mottagandet av begäran.

Det är viktigt att notera att rätten till radering inte är absolut. Den gäller inte när uppgifterna i fråga är nödvändiga för

• utövande av rätten till yttrande- och informationsfrihet (t.ex. för journalistiska ändamål).
• fullgörande av en rättslig skyldighet som kräver behandling av personuppgifter (t.ex. register över anställdas arbetstider).
• skäl som rör ett viktigt allmänt intresse på folkhälsoområdet
• arkivändamål av allmänt intresse, vetenskapliga eller historiska forskningsändamål eller statistiska ändamål, och
• fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.

Om de personuppgifter som ska raderas tidigare har överförts till andra organisationer måste ni informera dessa mottagare om att personen har begärt radering, såvida detta inte visar sig vara omöjligt eller skulle kräva oproportionerliga ansträngningar.

Mer information:

• Respektera enskildas rättigheter

Behandling av personuppgifter är tillåten om det finns en rättslig grund för det. Förutom fritt, specifikt, informerat och otvetydigt samtycke kan andra rättsliga grunder för behandling användas.

Med andra ord är samtycke nödvändigt när ingen av de andra rättsliga grunderna är tillämplig.

Mer information:

• Behandla personuppgifter på ett lagligt sätt

Det är obligatoriskt att utse ett dataskyddsombud i följande tre fall:

• organisationen är en offentlig myndighet.
• organisationens kärnverksamhet består av regelbunden och systematisk övervakning av individer i stor skala, t.ex. geolokalisering via en mobil applikation, eller övervakning av köpcentrum och offentliga platser via övervakningskameror.
• organisationens kärnverksamhet består av storskalig behandling av känsliga uppgifter eller personuppgifter som rör fällande domar i brottmål och brott.

Ni kan alltid utse ett uppgiftsskyddsombud på frivillig basis, även om detta inte krävs enligt lag. Observera att i så fall måste ni följa alla bestämmelser i GDPR om dataskyddsombudets uppgifter och ställning.

Mer information:

• Dataskyddsombud

Enskilda personer kan fråga er om ni behandlar deras uppgifter och  om så är  fallet har de rätt att få tillgång till dessa uppgifter. Så när detta händer och om ni behandlar deras uppgifter ska ni till exempel tillhandahålla en kopia av deras personuppgifter kostnadsfritt tillsammans med all nödvändig ytterligare information. Om en begäran görs elektroniskt bör er organisation tillhandahålla den information som krävs i ett allmänt använt elektroniskt format, såvida inte personen ifråga begär något annat.

Mer information:

• Respektera enskildas rättigheter

Dataskyddsombud kan utföra andra uppgifter inom organisationen, men detta får inte leda till en intressekonflikt. Detta innebär att dataskyddsombudet inte kan ha en position där ombudet bestämmer ändamålen och medlen för behandlingen. Motstridiga funktioner omfattar huvudsakligen ledande befattningar (verkställande direktör, operativ chef, ekonomi- eller finanschef, HR-chef, IT-chef, ) men kan även omfatta andra funktioner om de leder till fastställande av ändamål och medel för behandlingen.

Dataskyddsombudet måste kunna utföra sina uppgifter på ett oberoende sätt. Detta innebär att er organisation:

• inte får ge instruktioner till dataskyddsombudet när det gäller utförandet av deras uppgifter som dataskyddsombud,
• inte får bestraffa eller avsätta dataskyddsombudet för att ha utfört sina uppgifter.

Mer information:

• Dataskyddsombud

När det gäller direkt insamling av personuppgifter från de berörda personerna ska verksamheter på ett koncist och öppet sätt tillhandahålla information om behandlingen på ett begripligt, lättillgängligt och tydligt språk. Detta kan göras skriftligen (t.ex. på baksidan av ett anbud) eller på elektronisk väg (t.ex. på en webbplats). Om den berörda personen begär det kan ni också lämna denna information muntligen, men ni måste kunna bevisa att ni gjort detta i efterhand.

Även när uppgifterna har samlats in indirekt, dvs. om ni inte själva samlar in personuppgifterna direkt från en individ, utan till exempel via en tredje part, måste ni lämna samma detaljerade information till enskilda personer.

En personuppgiftsincident är en säkerhetsincident som leder till oavsiktlig eller olaglig förstörelse, förlust, ändring, obehörigt röjande av, eller tillgång till, personuppgifter.

• Om personuppgiftsincidenten utgör en risk för de berörda personerna måste ni anmäla det till relevant dataskyddsmyndighet inom 72 timmar.
• Om överträdelsen sannolikt kommer att leda till en hög risk för individer, måste ni också kommunicera överträdelsen till de berörda personerna utan onödigt dröjsmål.

I vilket fall som helst måste ni för alla incidenter – även de som inte anmäls till en dataskyddsmyndighet – registrera åtminstone de grundläggande uppgifterna om överträdelsen, bedömningen av överträdelsen, dess effekter och de åtgärder som vidtagits.

Mer information:

• Personuppgiftsincidenter