Επεξεργασία προσωπικών δεδομένων νοείται κάθε είδους δραστηριότητα (πράξη επεξεργασίας) που εκτελείται επί ή αφορά σε προσωπικά δεδομένα φυσικών προσώπων. Περιλαμβάνει τη συλλογή,  καταχώριση,  οργάνωση,  διάρθρωση,  αποθήκευση,  προσαρμογή ή μεταβολή, ανάκτηση,  αναζήτηση πληροφοριών, έρευνα,  χρήση,  κοινολόγηση με διαβίβαση,  διάδοση ή κάθε άλλης μορφής διάθεση, συσχέτιση ή συνδυασμό, περιορισμό, διαγραφή ή καταστροφή προσωπικών δεδομένων.

Η συμμόρφωση με τον ΓΚΠΔ εποπτεύεται  από τις εθνικές αρχές προστασίας δεδομένων (ΑΠΔ). Οι ΑΠΔ μπορούν να διεξάγουν έρευνες και να επιβάλλουν κυρώσεις, όπου απαιτείται. Οι ΑΠΔ έχουν στη διάθεσή τους ορισμένα εργαλεία, συμπεριλαμβανομένων προστίμων έως 20 εκατ. ευρώ ή 4% του παγκόσμιου ετήσιου κύκλου εργασιών, όποιο από τα δύο είναι υψηλότερο, επιπλήξεις και προσωρινές ή μόνιμες απαγορεύσεις επεξεργασίας.

Τα στοιχεία επικοινωνίας για όλες τις ΑΠΔ του ΕΟΧ διατίθενται στον ιστότοπο  του ΕΣΠΔ: Μέλη

Περισσότερες πληροφορίες:

• Αρχή Προστασίας Δεδομένων & Εσύ

Η εκτίμηση αντικτύπου  σχετικά με την προστασία των δεδομένων ή ΕΑΠΔ είναι μια γραπτή εκτίμηση που θα πρέπει να ετοιμάσει ο οργανισμός σας για να αξιολογήσει τον αντίκτυπο μιας προγραμματισμένης πράξης επεξεργασίας. Σας βοηθά να προσδιορίσετε τα κατάλληλα μέτρα για την αντιμετώπιση των κινδύνων και να καταδείξετε τη συμμόρφωση.

Ενώ είναι πάντα προτιμότερο να προβλεφθεί ο αντίκτυπος των προγραμματισμένων πράξεων επεξεργασίας του οργανισμού σας με τη διενέργεια ΕΑΠΔ, είναι υποχρεωτική η διενέργεια ΕΑΠΔ όταν η επεξεργασία είναι πιθανό να οδηγήσει σε υψηλό κίνδυνο για τα δικαιώματα και τις ελευθερίες των ατόμων.

Συγκεκριμένα, αυτό συμβαίνει όταν η προβλεπόμενη επεξεργασία περιλαμβάνει:

• την επεξεργασία — σε μεγάλη κλίμακα — ευαίσθητων δεδομένων ή προσωπικών δεδομένων που σχετίζονται με ποινικές καταδίκες·  
• συστηματική και εκτεταμένη αξιολόγηση των προσωπικών πτυχών ενός ατόμου με βάση την αυτοματοποιημένη επεξεργασία, συμπεριλαμβανομένης της κατάρτισης προφίλ, και επί της οποίας βασίζονται αποφάσεις που παράγουν έννομα αποτελέσματα σε σχέση με το εν λόγω άτομο ή επηρεάζουν σημαντικά με παρόμοιο τρόπο τα φυσικά πρόσωπα·
• συστηματική παρακολούθηση μιας δημοσίως προσβάσιμης περιοχής σε μεγάλη κλίμακα.

Το ΕΣΠΔ έχει καταρτίσει κατευθυντήριες γραμμές στις οποίες απαριθμούνται τα κριτήρια που πρέπει να λαμβάνονται υπόψη κατά την αξιολόγηση του κατά πόσον μια ΕΑΠΔ είναι υποχρεωτική ή όχι. Οι αρχές προστασίας δεδομένων (ΑΠΔ) έχουν επίσης δημοσιεύσει καταλόγους πράξεων επεξεργασίας που προϋποθέτουν την κατάρτιση  ΕΑΠΔ. Επιπλέον, αρκετές ΑΠΔ έχουν αναπτύξει οδηγούς, λογισμικό ή εργαλεία αυτοαξιολόγησης για να σας βοηθήσουν με την αξιολόγησή σας.

Περισσότερες πληροφορίες:

• Συμμορφωθείτε με τον ΓΚΠΔ

Η σύμβαση μεταξύ του υπευθύνου επεξεργασίας και του εκτελούντος την επεξεργασία πρέπει να ορίζει ότι ο εκτελών την επεξεργασία:

• επεξεργάζεται τα προσωπικά δεδομένα μόνο σύμφωνα με τις οδηγίες του υπευθύνου επεξεργασίας, μεταξύ άλλων όσον αφορά τις διαβιβάσεις δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σε χώρα εκτός του ΕΟΧ·
• διασφαλίζει ότι τα πρόσωπα που είναι εξουσιοδοτημένα να επεξεργάζονται τα δεδομένα έχουν δεσμευθεί να τηρούν την εμπιστευτικότητα ή ότι υπόκεινται σε κατάλληλη εκ του νόμου υποχρέωση εμπιστευτικότητας·
• διασφαλίζει την ασφάλεια της επεξεργασίας·
• δεν αναθέτει σε άλλον εκτελούντα την επεξεργασία χωρίς προηγούμενη ειδική ή γενική γραπτή άδεια του υπευθύνου επεξεργασίας·
• επικουρεί τον υπεύθυνο επεξεργασίας στην εκπλήρωση των υποχρεώσεών του να ανταποκρίνεται στα αιτήματα των ατόμων για την άσκηση των δικαιωμάτων τους·
• επικουρεί τον υπεύθυνο επεξεργασίας στην ασφάλεια της επεξεργασίας, στην κοινοποίηση παραβιάσεων δεδομένων και στην εκτέλεση ΕΑΠΔ·
• κατ’ επιλογή του υπευθύνου επεξεργασίας, διαγράφει ή επιστρέφει όλα τα προσωπικά δεδομένα στον υπεύθυνο επεξεργασίας μετά τη λήξη της παροχής των υπηρεσιών·
• θέτει στη διάθεση του υπευθύνου επεξεργασίας όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για να αποδείξει τη συμμόρφωση με τις υποχρεώσεις που απορρέουν από τον ΓΚΠΔ·
• επιτρέπει και συμβάλλει σε ελέγχους, συμπεριλαμβανομένων των ελέγχων που διενεργούνται από τον υπεύθυνο επεξεργασίας ή από άλλο εξουσιοδοτημένο, από τον υπεύθυνο επεξεργασίας, ελεγκτή.

Επιπλέον, ο εκτελών την επεξεργασία ενημερώνει αμέσως τον υπεύθυνο επεξεργασίας δεδομένων εάν, κατά τη γνώμη του, οι οδηγίες παραβιάζουν τον ΓΚΠΔ ή άλλες ενωσιακές ή εθνικές διατάξεις για την προστασία των δεδομένων.

Περισσότερες πληροφορίες:

• Υπεύθυνος επεξεργασίας ή εκτελών την επεξεργασία

Ο ΓΚΠΔ εφαρμόζεται όσον αφορά τη χρήση cookies όταν αυτά χρησιμοποιούνται για την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων, αλλά υπάρχουν επίσης πιο συγκεκριμένοι κανόνες για τα cookies, συμπεριλαμβανομένης της  οδηγίας για την προστασία της ιδιωτικής ζωής στις ηλεκτρονικές επικοινωνίες.

Η αποθήκευση ενός cookie, ή η απόκτηση πρόσβασης σε ένα cookie που έχει ήδη αποθηκευτεί, στον τερματικό εξοπλισμό ενός χρήστη επιτρέπεται μόνο υπό την προϋπόθεση ότι ο ενδιαφερόμενος συνδρομητής ή χρήστης έχει ενημερωθεί επαρκώς (ιδίως για τους σκοπούς της επεξεργασίας) και έχει δώσει τη συγκατάθεσή του.

Η μόνη εξαίρεση είναι τα τεχνικά απαραίτητα cookies. Οι οργανισμοί δεν χρειάζεται να ζητούν συγκατάθεση όταν χρησιμοποιούν τεχνικά απαραίτητα cookies στους ιστότοπούς τους.

Περισσότερες πληροφορίες:

• Νόμιμη επεξεργασία προσωπικών δεδομένων

Σύμφωνα με τον ΓΚΠΔ, υπάρχουν, κατ’ αρχήν, δύο βασικοί τρόποι διαβίβασης προσωπικών δεδομένων σε χώρα εκτός ΕΟΧ ή διεθνή οργανισμό. Οι διαβιβάσεις μπορούν να πραγματοποιούνται βάσει απόφασης επάρκειας ή, ελλείψει τέτοιας απόφασης, βάσει κατάλληλων εγγυήσεων, συμπεριλαμβανομένων εκτελεστών δικαιωμάτων και ένδικων μέσων για φυσικά πρόσωπα.

Περισσότερες πληροφορίες:

• Διεθνείς διαβιβάσεις

Το πρώτο βήμα για την εγκατάσταση CCTV είναι ο προσδιορισμός του σκοπού ή των σκοπών για αυτό. Οι σκοποί εγκατάστασης CCTV μπορούν να ποικίλουν: ασφάλεια των εγκαταστάσεων, συνδρομή στην πρόληψη και τον εντοπισμό κλοπών και άλλων εγκλημάτων ή προστασία της ζωής και της υγείας των εργαζομένων, λόγω της φύσης της εργασίας.

Όπως συμβαίνει με κάθε επεξεργασία προσωπικών δεδομένων, η καταγραφή των φυσικών προσώπων πρέπει να έχει νομική βάση σύμφωνα με τον ΓΚΠΔ. Η συγκατάθεση μπορεί να αποτελεί νομική βάση για την εν λόγω επεξεργασία δεδομένων. Ωστόσο, αυτό είναι απίθανο να ισχύει για τη χρήση CCTV στις περισσότερες περιπτώσεις, καθώς θα είναι δύσκολο να εξασφαλιστεί  η ελεύθερη συγκατάθεση όλων των ατόμων που είναι πιθανό να καταγράφονται. Η συνηθέστερη νομική βάση για τέτοιου είδους επεξεργασία προσωπικών δεδομένων είναι το έννομο συμφέρον. Όταν η επεξεργασία βασίζεται στο έννομο συμφέρον, θα πρέπει να διεξάγετε στάθμιση προκειμένου να προσδιορίσετε αν τα έννομα συμφέροντά σας υπερτερούν των δικαιωμάτων του ατόμου.

Θα πρέπει να ενημερώσετε τα άτομα ότι καταγράφονται. Αυτό μπορεί να γίνει με την τοποθέτηση ευανάγνωστων πινακίδων σε περίοπτη θέση. Επιπλέον, σε όλες τις εισόδους θα πρέπει να τοποθετείται πινακίδα με ένδειξη του σκοπού του συστήματος CCTV και της ταυτότητας και των στοιχείων επικοινωνίας του υπευθύνου επεξεργασίας των δεδομένων.

Τα άτομα που καταγράφονται από σύστημα CCTV θα πρέπει να ενημερώνονται ως προς τα ακόλουθα:

• την ταυτότητα και τα στοιχεία επικοινωνίας του υπευθύνου επεξεργασίας δεδομένων·
• τους σκοπούς της επεξεργασίας·
• τη νομική βάση της επεξεργασίας (εάν είναι το έννομο συμφέρον, συγκεκριμένες πληροφορίες σχετικά με το ποια έννομα συμφέροντα σχετίζονται με τη συγκεκριμένη επεξεργασία και ποια οντότητα επιδιώκει κάθε έννομο συμφέρον).
• τα στοιχεία επικοινωνίας του υπευθύνου προστασίας δεδομένων, ΥΠΔ (εάν υπάρχει ΥΠΔ)·
• τους αποδέκτες ή τις κατηγορίες αποδεκτών των δεδομένων·
• τις ρυθμίσεις ασφαλείας για τα πλάνα του συστήματος CCTV·
• την περίοδο διατήρησης του βίντεο από CCTV·
• την ύπαρξη δικαιωμάτων των φυσικών προσώπων βάσει του ΓΚΠΔ και το δικαίωμα υποβολής καταγγελίας στην εθνική αρχή προστασίας δεδομένων.

Περισσότερες πληροφορίες:

• Νόμιμη επεξεργασία προσωπικών δεδομένων
• Σεβασμός των δικαιωμάτων των ατόμων

Η δημοσίευση των ονομάτων των νικητών ενός διαγωνισμού στον ιστότοπό σας θα μπορούσε να θεωρηθεί έννομο συμφέρον, εάν μπορείτε να το τεκμηριώσετε  με τη διενέργεια στάθμισης προκειμένου να προσδιορίσετε κατά πόσον τα έννομα συμφέροντά σας υπερτερούν των δικαιωμάτων των ατόμων.

Μια καλή πρακτική θα ήταν να θεσπιστεί μια εσωτερική διαδικασία στην οποία θα επεξηγούνται οι κανόνες σχετικά με τη δημοσίευση των προσωπικών δεδομένων των νικητών.

Επιπλέον, η επεξεργασία προσωπικών δεδομένων για τους σκοπούς αυτούς θα πρέπει να αποτελεί μέρος της πολιτικής απορρήτου του διαγωνισμού, έτσι ώστε οι συμμετέχοντες να ενημερώνονται εκ των προτέρων για τον τρόπο επεξεργασίας των δεδομένων τους.

Περισσότερες πληροφορίες:

• Νόμιμη επεξεργασία προσωπικών δεδομένων

Τα καθήκοντα του ΥΠΔ περιλαμβάνουν, μεταξύ άλλων, τα εξής:

• να ενημερώνει και να συμβουλεύει τον οργανισμό και τους υπαλλήλους του σχετικά με τη συμμόρφωση με την προστασία των δεδομένων·
• να παρακολουθεί  τη συμμόρφωση με την προστασία των δεδομένων·
• να παρέχει συμβουλές σχετικά με αιτήματα που αφορούν στην εκτίμηση αντικτύπου σχετικά με την προστασία δεδομένων (ΕΑΠΔ)·
• να ενεργεί ως σημείο επαφής για την αρχή προστασίας δεδομένων (ΑΠΔ) και να συνεργάζεται με την εν λόγω ΑΠΔ·
• να ενεργεί ως σημείο επαφής για τα άτομα.

Επιπλέον, η παρουσία του ΥΠΔ συνιστάται γενικά όταν λαμβάνονται αποφάσεις με επιπτώσεις στην προστασία των δεδομένων. Θα πρέπει επίσης να ζητείται η γνώμη του ΥΠΔ αμέσως μόλις συμβεί παραβίαση δεδομένων ή άλλο περιστατικό.

Περισσότερες πληροφορίες:

• Υπεύθυνος προστασίας δεδομένων

Οι υπεύθυνοι επεξεργασίας δεδομένων μπορούν να επεξεργάζονται προσωπικά δεδομένα μόνο σε μία από τις ακόλουθες περιπτώσεις:

• με τη συγκατάθεση των ατόμων·
• όταν η επεξεργασία είναι απαραίτητη για την εκτέλεση μιας σύμβασης (σύμβαση μεταξύ του οργανισμού σας και ενός ατόμου)·
• για την εκπλήρωση νομικής υποχρέωσης δυνάμει  ενωσιακής ή εθνικής νομοθεσίας·
• όταν η επεξεργασία είναι απαραίτητη για την εκτέλεση καθήκοντος που εκτελείται προς το δημόσιο συμφέρον δυνάμει  ενωσιακής ή εθνικής νομοθεσίας·
• για την προστασία των ζωτικών συμφερόντων ενός ατόμου·

για τα έννομα συμφέροντα του οργανισμού σας — εκτός εάν υπερισχύουν τα δικαιώματα και οι ελευθερίες των ατόμων.
Επιπλέον, ο ΓΚΠΔ θεσπίζει πρόσθετες προϋποθέσεις για την επεξεργασία ευαίσθητων δεδομένων.

Περισσότερες πληροφορίες:

• Νόμιμη επεξεργασία προσωπικών δεδομένων