PVO kan utføre andre oppgaver i virksomheten, men dette kan ikke føre til interessekonflikt. Dette innebærer at PVO ikke kan ha en posisjon der de bestemmer formålene og midlene til behandlingsaktivitetene. Motstridende funksjoner omfatter hovedsakelig lederstillinger (direktør, driftssjef, økonomisjef, HR-sjef, teknologisjef, daglig leder), men kan også involvere andre funksjoner hvis de innebærer fastsettelse av formål og metoder for behandling.

PVO må være i stand til å utføre sine oppgaver på en selvstendig måte. Dette betyr at din virksomhet:

• ikke kan gi instrukser til PVO vedrørende utførelsen av deres -oppgaver;
• ikke kan straffe eller avvise PVO for å utføre sine oppgaver.

Mer informasjon:

• Personvernombud

Enkeltpersoner kan spørre deg om du behandler personopplysningene deres, og hvor dette er tilfellet har de rett til å få innsyn i disse personopplysningene. Så når dette skjer, og hvis du behandler personopplysningene deres, bør du for eksempel gi en kopi av personopplysningene, gratis, sammen med nødvendig tilleggsinformasjon. Når en forespørsel gjøres elektronisk, bør virksomheten gi de nødvendige opplysningene i et vanlig elektronisk format, med mindre den enkelte ber om noe annet.

Mer informasjon:

• Respekter enkeltpersoners rettigheter

Du kan ikke lagre personopplysninger for alltid.

Personopplysninger kan som hovedregel bare lagres så lenge det er nødvendig for formålene som personopplysningene behandles for.

I noen tilfeller kan lagringsperioden bestemmes av spesifikke lover.

Virksomheter bør innføre retningslinjer for lagring av personopplysninger for å sikre at personopplysninger ikke lagres lenger enn nødvendig. Personopplysninger må slettes eller anonymiseres når disse ikke lenger er nødvendige for det formålet som de ble behandlet for.

Mer informasjon:

• Grunnleggende personvern

For at samtykke skal anses som gyldig, må det være:

• frivillig;
• spesifikt;
• informert; og
• utvetydig.

Dette innebærer at de registrerte må ha et reelt fritt valg av om de er enig i behandlingen av sine personopplysninger; at de må få tilstrekkelig informasjon om hvilke opplysninger som behandles, til hvilke formål og med hvilke midler dette gjøres; og at samtykkeforespørselen er tilstrekkelig detaljert.

I tillegg bør det være en aktiv handling fra den registrerte (uten på forhånd avhukede bokser og separat fra avtaleinngåelse eller brukervilkår).

I tillegg må de registrerte være i stand til å trekke tilbake sitt samtykke (uten negative konsekvenser) hvis de ombestemmer seg senere.

Mer informasjon:

• Lovlig behandling av personopplysninger

Behandling av personopplysninger er tillatt dersom det foreligger et rettslig grunnlag for det. I tillegg til et frivillig, spesifikt, informert og utvetydig samtykke, kan andre rettslige grunnlag for behandling også brukes.

Med andre ord, samtykke er nødvendig når ingen av de andre rettslige grunnlagene gjelder.

 

Mer informasjon:

• Behandle personopplysninger lovlig

Nei, behandling av sensitive personopplysninger er i utgangspunktet forbudt.Det finnes noen unntak for svært spesifikke omstendigheter:

• Den enkelte har gitt sitt uttrykkelige samtykke til at sensitive opplysninger kan behandles.
• Behandlingen av sensitive opplysninger er nødvendig for at den behandlingsansvarlige skal kunne oppfylle sine forpliktelser, spesielt i forbindelse med arbeidsrett, trygderett og sosialrett. For eksempel kan den behandlingsansvarlige måtte behandle sensitive opplysninger for å avgjøre om en ansatt har rett til trygdeytelser eller ansettelsesstipend.
• Behandling av sensitive opplysninger er nødvendig for å verne den registrertes vitale interesser dersom vedkommende  fysisk eller juridisk ikke er i stand til å samtykke. For eksempel, hvis en person blir etterlatt bevisstløs som følge av en ulykke og krever umiddelbar medisinsk behandling, kan deres helseopplysninger behandles for å sikre at det gis riktig medisinsk behandling.
• Behandlingen av sensitive opplysninger utføres i forbindelse med berettigede aktiviteter av en stiftelse, sammenslutning eller annet ideelt organ med et formål av politisk, filosofisk, religiøst eller fagforeningsmessig art, og bare for behandling av personopplysninger om organets medlemmer, tidligere medlemmer eller personer som har regelmessig kontakt med det.
• De sensitive opplysningene ble åpenbart offentliggjort av den registrerte selv.
• Behandling av sensitive opplysninger er nødvendig i forbindelse med rettssaker.
• Behandling av sensitive opplysninger er nødvendig for saker av viktige allmenne interesser.
• Behandling av sensitive opplysninger er nødvendig i forbindelse med forebyggende medisin eller arbeidsmedisin. For eksempel kan det være nødvendig å vurdere en persons sensitive opplysninger, slik som helserelaterte opplysninger, for å vurdere vedkommendes arbeidskapasitet som ansatt.
• Behandling av sensitive opplysninger er nødvendig av allmenne folkehelsehensyn på grunnlag av EU- eller nasjonal lovgivning. For eksempel kan behandling av enkeltpersoners sensitive opplysninger være nødvendig for å sikre høy kvalitet på helsevesenet og en høy kvalitet på medisinske produkter, eller for å bekjempe alvorlige helsetrusler, for eksempel virus.
• Behandling av sensitive opplysninger er nødvendig for arkiveringsformål i allmennhetens interesse, eller for vitenskapelige eller historiske forskningsformål, eller statistiske formål. For eksempel kan behandling av sensitive opplysninger være nødvendig for å gi nøyaktig statistikk om situasjonen i et land innenfor et bestemt felt.

Mer informasjon:

• Behandle personopplysninger lovlig

Virksomheter skal, når det gjelder direkte innsamling av personopplysninger fra berørte personer, gi informasjon om behandlingsaktivitetene på en kortfattet og åpen måte, ved hjelp av forståelig, lett tilgjengelig måte og med et klart og enkelt språk. Dette kan gjøres skriftlig (f.eks. på baksiden av et tilbud) eller elektronisk (f.eks. på et nettsted). Hvis vedkommende ber om det, kan du også gi denne informasjonen muntlig, men du må kunne dokumentere dette.

Selv når opplysningene blir innsamlet indirekte, dvs. hvis du ikke direkte samler inn personopplysninger fra en person selv, men for eksempel via en tredjepart, må du gi den samme detaljerte informasjonen til de berørte.

Et brudd på personopplysninger er et sikkerhetsbrudd som fører til utilsiktet eller ulovlig ødeleggelse, tap, endring, uautorisert utlevering av eller tilgang til personopplysninger.

• Hvis bruddet utgjør en risiko for de berørte personene, må du rapportere det til den relevante tilsynsmyndigheten innen 72 timer.
• Hvis bruddet sannsynligvis vil føre til en høy risiko for berørte personer, må du også kommunisere bruddet til de berørte personene uten ugrunnet opphold.

I alle tilfeller, for alle brudd — selv de som ikke er varslet til en DPA — må du dokumentere i det minste de grunnleggende detaljene om bruddet, vurderingen av bruddet, virkninger av bruddet og trinnene som er tatt som respons.

Mer informasjon:

• Brudd på personopplysningssikkerheten

Enkeltpersoner har rett til å be om sletting av personopplysninger om dem, og i så fall har den behandlingsansvarlige plikt til å slette personopplysningene. Du bør svare uten ugrunnet opphold og senest innen én måned. Denne fristen kan forlenges med ytterligere to måneder hvis forespørselen er kompleks, forutsatt at den registrerte blir informert om forsinkelsen senest én måned etter mottak av forespørselen.

Det er viktig å merke seg at retten til sletting ikke er absolutt. Retten til sletting gjelder ikke dersom behandlingen er nødvendig:

• for å utøve retten til ytrings-  og informasjonsfrihet (f.eks. for journalistiske formål);
• for å oppfylle en rettslig forpliktelse som krever behandling av personopplysninger (f.eks. behandling av opplysninger om ansattes arbeidstid);
• av årsaker til offentlig interesse på folkehelseområdet;
• for arkiveringsformål i allmennhetens interesse eller vitenskapelige eller historiske forskningsformål eller statistiske formål; og
• for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav.

Når personopplysningene som skal slettes tidligere har blitt utlevert eller overført til andre virksomheter, må du informere mottakerne om at den registrerte har bedt om sletting, med mindre dette er umulig eller vil kreve en uforholdsmessig innsats.

Mer informasjon:

• Respekter enkeltindividers rettigheter