Sie können personenbezogene Daten nicht für immer speichern.
Personenbezogene Daten dürfen in der Regel nur so lange gespeichert werden, wie dies angesichts der Zwecke, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden, erforderlich ist.

In einigen Fällen kann die Speicherdauer durch spezifische Gesetze bestimmt werden, zum Beispiel legen Arbeitsvorschriften eine Speicherdauer für Gehaltsabrechnungslisten fest.

Organisationen sollten Richtlinien zur Speicherung einführen, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten nicht länger als erforderlich aufbewahrt werden. Personenbezogene Daten von Personen müssen gelöscht oder anonymisiert werden, sobald diese Daten für den Zweck, für den sie verarbeitet wurden, nicht mehr erforderlich sind. 

Weitere Informationen:

• Datenschutzgrundlagen

Sie sollten unverzüglich und spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang der Anfrage antworten. Diese Frist kann um weitere zwei Monate verlängert werden, wenn der Antrag zu komplex ist und mehr Zeit für die Beantwortung benötigt wird, sofern die Person davon innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags informiert wird.

Sie müssen dies kostenlos tun.

Weitere Informationen:

• Wahrung der Rechte des Einzelnen

Ja, die DSGVO gilt, wenn die personenbezogenen Daten in einem Ablagesystem enthalten sind oder sein sollen. Dies bedeutet, dass die DSGVO auch für Papieraufzeichnungen gilt und nicht nur für die automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten.

Weitere Informationen:

• Datenschutzgrundlagen
   

Ja, Ihre Kunden müssen bei einem Telefonat über die Zwecke der Aufzeichnung, die Empfänger der Aufzeichnungen, ihr Widerspruchsrecht und ihr Recht auf Zugang zu den Aufzeichnungen informiert werden.

Weitere Informationen:

• Personenbezogene Daten rechtmäßig verarbeiten

Ja, Datenverarbeiter (d. h. Einzelpersonen oder Stellen, die Daten im Auftrag eines für die Verarbeitung Verantwortlichen verarbeiten), haben Verpflichtungen gemäß der DSGVO. Es gibt jedoch einige Unterschiede zwischen den Verantwortlichkeiten für die Datenverantwortlichen und Auftragsverarbeiter.

Die Auftragsverarbeiter müssen sich an die Verantwortlichkeiten halten, die im Auftragsverarbeitervertrag festgelegt sind, in dem die Verarbeitungsvorgänge und -mittel zur Verarbeitung personenbezogener Daten aufgeführt sind. Zum Beispiel muss der Auftragsverarbeiter die Verarbeitungsvorgänge mit den entsprechenden technischen und organisatorischen Maßnahmen durchführen, die vom für die Verarbeitung Verantwortlichen angeordnet wurden. Dabei unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen bei der Einhaltung der DSGVO.

Weitere Informationen:

• Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter

Die Benennung eines DSB ist in den folgenden drei Fällen obligatorisch:

• Wenn die Organisation eine Behörde ist;
• wenn die Kerntätigkeiten der Organisation in der regelmäßigen und systematischen Überwachung von Personen in großem Umfang bestehen, z. B. Geolokalisierung über eine mobile Anwendung oder Überwachung von Einkaufszentren und öffentlichen Räumen durch Kameraüberwachung;
• wenn die Kerntätigkeit der Organisation in der groß angelegten Verarbeitung sensibler Daten oder personenbezogener Daten im Zusammenhang mit strafrechtlichen Verurteilungen und Straftaten besteht.

Sie können jederzeit einen DSB auf freiwilliger Basis ernennen, auch wenn dies gesetzlich nicht erforderlich ist. Bitte beachten Sie, dass Sie in diesem Fall alle Bestimmungen der DSGVO bezüglich der Aufgaben und Position des Datenschutzbeauftragten einhalten müssen.
 

Weitere Informationen:

• Datenschutzbeauftragter
   

Wenn es zwei oder mehr Datenverantwortliche gibt, die gemeinsam den Zweck und die Mittel der Verarbeitung bestimmen, gelten sie als gemeinsame Verantwortliche. Sie entscheiden gemeinsam, personenbezogene Daten zu einem gemeinsamen Zweck zu verarbeiten. Gemeinsame Kontrolle kann viele Formen annehmen und die Teilnahme der verschiedenen Controller kann ungleich sein. Die gemeinsamen Verantwortlichen müssen daher ihre jeweiligen Verantwortlichkeiten für die Einhaltung der DSGVO bestimmen.

Es ist wichtig zu beachten, dass die gemeinsame Verantwortlichkeit zur gemeinsamen Verantwortung für eine Verarbeitungstätigkeit führt.

• Beispiel für die gemeinsame Kontrolle: Die Unternehmen A und B haben ein Co-Branding-Produkt ins Leben gerufen und möchten eine Veranstaltung organisieren, um dieses Produkt zu bewerben. Zu diesem Zweck beschließen sie, Daten aus ihren jeweiligen Kunden- und potenziellen Kundendatenbanken zu teilen und auf dieser Grundlage die Liste der zu der Veranstaltung eingeladenen Personen festzulegen. Sie vereinbaren auch die Modalitäten für das Senden der Einladungen zur Veranstaltung, wie Sie Feedback während der Veranstaltung sammeln und Marketingmaßnahmen verfolgen können. Unternehmen A und B können als gemeinsame Verantwortliche für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Organisation der Werbeveranstaltung angesehen werden, da sie gemeinsam über den gemeinsam definierten Zweck und die wesentlichen Mittel der Datenverarbeitung in diesem Zusammenhang entscheiden.

Weitere Informationen:

• Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter
   

Die DSGVO erlegt allen Organisationen, die personenbezogene Daten verarbeiten, Verpflichtungen auf, unabhängig davon, ob sie für die Datenverarbeitung Verantwortliche oder Auftragsverarbeiter sind.
Insbesondere sollten Sie:

• sich fragen, ob der Zweck, für den personenbezogene Daten erhoben werden können, gerechtfertigt ist, und Sie nur personenbezogene Daten erheben, die für den/die vorgesehenen Zweck(e) erforderlich sind;
• die personenbezogenen Daten der Personen auf dem neuesten Stand halten und die Daten löschen, wenn dies nicht mehr erforderlich ist;
• die Rechte des Einzelnen respektieren, indem sie diese darüber informieren, wie und warum ihre Daten verarbeitet werden, und dass sie ihre Rechte ausüben können;
• Sie prüfen, ob Sie über eine angemessene Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten verfügen. Wenn Sie beabsichtigen, sich auf die Einwilligung von Einzelpersonen zu verlassen, bitten Sie um ihre Einwilligung, bevor Sie ihre personenbezogenen Daten verarbeiten;
• Sie sicherstellen, dass die personenbezogenen Daten von Einzelpersonen auf sichere Weise behandelt werden;
• Sie eine Aufzeichnung der Verarbeitungsvorgänge führen.

Die Datenverarbeiter müssen sich an die Verantwortlichkeiten halten, die im Vertrag über die Verarbeitung Verantwortlicher festgelegt sind, und sie dürfen die Daten nicht anders als gemäß den Anweisungen des Verantwortlichen verarbeiten.

Weitere Informationen:

• Verhalten Sie sich rechtskonform
• Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter
• Datenschutzgrundlagen

Organisations must, in the case of direct collection of personal data from the individuals concerned, provide information about the processing operations in a concise and transparent way, using understandable, easily accessible and clear and plain language. This can be done in writing (e.g. on the reverse side of a tender) or by electronic means (e.g. on a website). If the person concerned so requests, you may also provide this information orally, but you must be able to prove this afterwards.

Even when the data was collected indirectly, i.e. if you do not directly collect the personal data from an individual yourself, but for example via a third party, you must provide the same detailed information to individuals