Da bi se privola smatrala valjanom, mora biti:

• slobodno dana;
• specifična;
• informirana; i
• nedvosmislena.

To znači da pojedinci moraju imati istinski slobodan izbor o tome slažu li se s obradom svojih osobnih podataka; trebaju dovoljno informacija kako bi mogli razumjeti koji se podaci obrađuju, u koju svrhu i kako se to radi; također im je potrebna dovoljna granularnost u zahtjevima za pristanak.

Osim toga, trebala bi postojati jasna pozitivna radnja pojedinca (bez unaprijed označenih polja i jasno odvojena od primjenjivih općih uvjeta).

Osim toga, pojedinci moraju moći slobodno povući svoju privolu (bez ikakvih negativnih posljedica) ako se kasnije  predomisle.

Više informacija:

• Obrađuj osobne podatke zakonito

Osobne podatke ne možete pohraniti zauvijek.

U pravilu se osobni podaci mogu pohranjivati samo onoliko dugo koliko je potrebno s obzirom na svrhe u koje se osobni podaci obrađuju.

U nekim slučajevima razdoblje čuvanja može se odrediti posebnim zakonima, na primjer, propisima o radu određuje se razdoblje pohrane za platne liste.

Organizacije bi trebale uspostaviti politike zadržavanja podataka kako bi osigurale da se osobni podaci ne čuvaju dulje nego što je potrebno. Osobni podaci pojedinaca moraju se izbrisati ili anonimizirati nakon što ti podaci više nisu potrebni za svrhu u koju su obrađeni.

Više informacija:

• Osnove zaštite podataka

Obrada osobnih podataka dopuštena je ako za to postoji pravna osnova. Osim dobrovoljne, specifične, informirane i nedvosmislene privole, mogu se koristiti i druge pravne osnove za obradu.

Drugim riječima, privola je potrebna ako se ne primjenjuje nijedna druga pravna osnova.

 

Više informacija:

• Obrađuj osobne podatke zakonito

Službenici za zaštitu podataka mogu obavljati druge zadaće unutar organizacije, ali to ne može dovesti do sukoba interesa. To znači da službenik za zaštitu podataka ne može imati položaj u kojem određuje svrhe i sredstva aktivnosti obrade. Nespojive funkcije uglavnom uključuju rukovodeće položaje (glavni izvršni direktor, glavni operativni direktor, glavni financijski direktor, voditelj odjela za ljudske resurse, voditelj IT-a, glavni direktor), ali mogu uključivati i druge funkcije ako dovode do utvrđivanja svrhe i načina obrade.

Službenik za zaštitu podataka mora moći obavljati svoje zadaće i zadaće na neovisan način. To znači da vaša organizacija:

• ne smije davati upute službeniku za zaštitu podataka u pogledu izvršavanja njegovih dužnosti;
• ne smiju kažnjavati ili otpustiti službenika za zaštitu podataka zbog obavljanja njegovih zadaća.

Više informacija:

• Službenik za zaštitu podataka

Pojedinci vas mogu pitati obrađujete li njihove podatke te imaju pravo na pristup tim podacima. Dakle, kada se to dogodi i ako obrađujete njihove podatke, trebali biste, na primjer, besplatno dostaviti kopiju njihovih osobnih podataka zajedno sa svim potrebnim dodatnim informacijama. Ako je zahtjev podnesen elektroničkim putem, vaša bi organizacija trebala dostaviti tražene informacije u uobičajenom elektroničkom obliku, osim ako pojedinac zatraži drukčije.

Više informacija:

• Poštovanje prava pojedinaca

Ne, obrada osjetljivih podataka općenito je zabranjena, osim u vrlo specifičnim okolnostima:

• Pojedinac je dao izričitu privolu za obradu svojih osjetljivih podataka.
• Obrada osjetljivih podataka nužna je kako bi voditelj obrade podataka ispunio svoje obveze, posebno u kontekstu zapošljavanja, socijalne sigurnosti i socijalne zaštite. Na primjer, voditelj obrade možda će morati obraditi osjetljive podatke osobe kako bi mogao utvrditi ima li pravo na određene naknade socijalne zaštite ili stipendije za zapošljavanje.
• Obrada osjetljivih podataka nužna je kako bi se zaštitili životno važni interesi osobe ako pojedinac fizički ili pravno nije u mogućnosti dati privolu. Na primjer, ako je pojedinac ostao bez svijesti kao posljedica nesreće i zahtijeva hitnu medicinsku skrb, možda će biti potrebno obraditi njegove zdravstvene podatke kako bi se pružila odgovarajuća medicinska skrb.
• Obrada osjetljivih podataka provodi se u kontekstu legitimnih aktivnosti zaklade, udruge ili druge neprofitne organizacije s političkim, filozofskim, vjerskim ili sindikalnim ciljem i samo za obradu osobnih podataka njihovih članova, bivših članova ili osoba koje su s njima u redovitom kontaktu.
• Osjetljive podatke koje je očigledno  objavio pojedinac.
• Obrada osjetljivih podataka nužna je u kontekstu sudskih postupaka.
• Obrada osjetljivih podataka nužna je za pitanja od znatnog javnog interesa.
• Obrada osjetljivih podataka nužna je u kontekstu preventivne medicine ili medicine rada. Na primjer, obrada osjetljivih podataka pojedinca, kao što su zdravstveni podaci, može biti potrebna kako bi se utvrdila njihova radna sposobnost.
• Obrada osjetljivih podataka nužna je za pitanja javnog zdravlja na temelju prava EU-a ili nacionalnog prava. Na primjer, obrada osjetljivih podataka pojedinaca može biti potrebna kako bi se osigurala visoka kvaliteta zdravstvene skrbi i visoka kvaliteta medicinskih proizvoda ili kako bi se suzbile ozbiljne prijetnje zdravlju, kao što su virusi.
• Obrada osjetljivih podataka nužna je u svrhe arhiviranja u javnom interesu ili u svrhe znanstvenog ili povijesnog istraživanja ili u statističke svrhe. Na primjer, obrada osjetljivih podataka može biti potrebna za pružanje točnih statističkih podataka o stanju zemlje u određenom području.

Više informacija:

• Obrađuj osobne podatke

Pojedinci imaju pravo zatražiti brisanje osobnih podataka koji se na njih odnose i u tom slučaju voditelj obrade ima obvezu izbrisati osobne podatke. Trebali biste odgovoriti bez nepotrebnog odgađanja, a najkasnije u roku od mjesec dana od primitka zahtjeva. Taj se rok može produljiti za još dva mjeseca ako je zahtjev previše složen i ako je potrebno više vremena za ispunjavanje zahtjeva, pod uvjetom da je pojedinac o tome obaviješten u roku od mjesec dana od primitka zahtjeva.

Važno je napomenuti da pravo na brisanje nije apsolutno. Ne primjenjuje se ako su predmetni podaci potrebni za:

• ostvarivanje prava na slobodu izražavanja i informiranja (npr. u novinarske svrhe);
• poštovanje pravne obveze kojom se zahtijeva obrada osobnih podataka (npr. obrada evidencije o radnom vremenu zaposlenika);
• razlozi javnog interesa u području javnog zdravlja
• svrhe arhiviranja u javnom interesu ili u svrhe znanstvenog ili povijesnog istraživanja ili u statističke svrhe; i
• uspostava, ostvarivanje ili obrana pravnih zahtjeva.

Ako su osobni podaci koje treba izbrisati prethodno preneseni drugim organizacijama, morate obavijestiti te primatelje da je pojedinac zatražio brisanje, osim ako se to pokaže nemogućim ili bi zahtijevalo nerazmjerne napore.

Više informacija:

• Poštuj prava pojedinaca

Organizacije moraju, u slučaju izravnog prikupljanja osobnih podataka od pojedinaca, pružiti , lako dostupne informacije o postupcima obrade sažeto i transparentno, služeći se razumljivim, jasnim i jednostavnim jezikom. To se može učiniti u pisanom obliku (npr. na poleđini ponude) ili elektroničkim putem (npr. na web-mjestu). Ako ispitanik to zatraži, te informacije možete dostaviti i usmeno, ali to morate moći dokazati da ste doista pružili sve potrebne informacije o obradi.

Čak i kada su podaci prikupljeni indirektno, tj. ako osobne podatke ne prikupljate izravno od pojedinca, nego primjerice putem treće strane, morate pojedincima pružiti iste detaljne informacije.

Povreda osobnih podataka je kršenje sigurnosti koje dovodi do slučajnog ili nezakonitog uništenja, gubitka, izmjene, neovlaštenog otkrivanja ili pristupa osobnim podacima.

• Ako povreda podataka predstavlja rizik za dotične pojedince, morate je prijaviti nadležnom nadzornom tijelu za zaštitu podataka u roku od 72 sata.
• Ako je vjerojatno da će povreda prouzročiti visok rizik za pojedince, o tome ćete morati obavijestiti i pojedince na koje se to odnosi bez nepotrebnog odgađanja.

U svakom slučaju, za sva kršenja – čak i ona koja nisu prijavljena nadzornom tijelu za zaštitu podataka – morate zabilježiti barem osnovne pojedinosti o povredi, procjenu povrede, njezine učinke i mjere poduzete kao odgovor.

Više informacija:

• Povrede podataka