Novērtējums par ietekmi uz datu aizsardzību jeb NIDA ir rakstisks novērtējums, kas jūsu organizācijai jāveic, lai novērtētu plānotās apstrādes darbības ietekmi. Tas palīdz jums noteikt piemērotus pasākumus risku novēršanai un atbilstības pierādīšanai.

Lai gan vienmēr ir vēlams paredzēt jūsu organizācijas plānoto apstrādes darbību ietekmi, veicot NIDA, tas obligāti jāveic, ja apstrāde var radīt augstu risku personu tiesībām un brīvībām.

Tas jo īpaši attiecas uz gadījumiem, kad paredzētā apstrāde ietver:

• sensitīvu personas datu vai ar sodāmību saistītu datu apstrādi plašā mērogā;  
• sistemātisku un plašu ar personu saistītu personas aspektu izvērtēšanu, kas balstās uz automatizētu apstrādi, tostarp profilēšanu, un uz kuras pamata tiek pieņemti lēmumi, kas rada tiesiskas sekas attiecībā uz personu vai līdzīgi būtiski ietekmē personas;
• publiski pieejamas telpas sistemātiska uzraudzība plašā mērogā.

EDAK ir izstrādājusi vadlīnijas, kurās uzskaitīti kritēriji, kas jums jāņem vērā, vērtējot, vai NIDA ir obligāts. Datu aizsardzības iestādes ir publicējušas arī to apstrādes darbību sarakstus, uz kurām attiecas NIDA. Turklāt vairākas DAI ir izstrādājušas rokasgrāmatas, programmatūru vai pašnovērtējuma rīkus, lai palīdzētu jums veikt novērtējumu.

Plašāka informācija:

• Atbilst prasībām

DAS var veikt citus uzdevumus organizācijā, taču tas nedrīkst radīt interešu konfliktu. Tas nozīmē, ka datu aizsardzības speciālists nevar būt amatā, kurā viņš nosaka datu apstrādes nolūkus un līdzekļus. Konfliktējoši pienākumi galvenokārt ietver vadības amatus (izpilddirektors, finanšu direktors, personāla vadītājs, IT vadītājs u.c. ), bet var ietvert arī citus amatus, ja to rezultātā tiek noteikti apstrādes nolūki un līdzekļi. Datu aizsardzības speciālistam jāspēj neatkarīgi pildīt savus pienākumus. Tas nozīmē, ka jūsu organizācija:

• nedrīkst dot norādījumus DAS attiecībā uz viņa kā DAS pienākumu izpildi;
• nedrīkst sodīt vai atlaist DAS par viņa uzdevumu izpildi.

Plašāka informācija:

• Datu aizsardzības speciālists

Personas datu aizsardzības pārkāpums ir drošības pārkāpums, kura rezultātā notiek nejauša vai nelikumīga personas datu iznīcināšana, nozaudēšana, pārveidošana, neatļauta izpaušana vai piekļuve tiem.

• Ja datu aizsardzības pārkāpums rada risku attiecīgajām personām, jums par to 72 stundu laikā jāziņo attiecīgajai datu aizsardzības iestādei.
• Ja pārkāpums varētu radīt augstu risku personām, jums bez nepamatotas kavēšanās jāpaziņo par šo pārkāpumu attiecīgajām personām.

Jebkurā gadījumā visi pārkāpumi, pat tie, par kuriem nav paziņots DAI, jums ir jāreģistrē (vismaz pārkāpuma pamatinformācija, tā novērtējums, tā sekas un atbildes pasākumi).

Plašāka informācija:

• Datu aizsardzības pārkāpumi

Spēkā esošs līgums starp pārzini un apstrādātāju ir obligāts saskaņā ar VDAR. Par pārkāpumu var piemērot administratīvo naudas sodu līdz 10 miljoniem euro vai līdz 2 % no uzņēmuma kopējā gada apgrozījuma atkarībā no tā, kura summa ir lielāka.

Dānijas un Slovēnijas datu aizsardzības iestādes, kā arī Eiropas Komisija ir izstrādājušas līgumu paraugus.

Plašāka informācija:

• Pārzinis vai apstrādātājs

Nē, jums nav jābūt sertificētam, lai kļūtu par DAS.

Tomēr datu aizsardzības speciālistiem ir jāspēj pierādīt, ka viņiem ir nepieciešamā kvalifikācija, kas noteikta VDAR, piemēram, speciālās zināšanas par datu aizsardzības tiesību aktiem un praksi.

Plašāka informācija:

• Datu aizsardzības speciālists

VDAR paredz īpašas tiesības personām, kuras ir jāievēro. To var izdarīt:

• informējot personas, kuru datus jūs apstrādājat, par savām apstrādes darbībām un apstrādes nolūkiem, kad ievācat viņu datus, piemēram, izvietojot privātuma paziņojumu jūsu tīmekļa vietnē;
• atbildot uz personu pieprasījumiem, kad viņi vēlas izmantot savas tiesības, piemēram, piekļūt datiem, tos labot, dzēst vai pārnest.

Organizācijas, kas ir pārredzamas attiecībā uz personas datu izmantošanu un ievēro personu tiesības, retāk kļūst par sūdzību objektiem.

Plašāka informācija:

• Ievērojiet personu tiesības

Ja jūsu organizācija personas datus vāc tieši no privātpersonām, tai ir jāsniedz vajadzīgā informācija vākšanas laikā.

Netiešas personas datu vākšanas gadījumā jūsu organizācijai informācija jāsniedz ne vēlāk kā viena mēneša laikā pēc personas datu sākotnējās iegūšanas. Šo maksimālo viena mēneša periodu var saīsināt:

• ja personas dati tiek izmantoti saziņai ar datu subjektu. Šādā gadījumā jums jāinformē datu subjekts ne vēlāk kā brīdī, kad notiek pirmā saziņa ar datu subjektu;
• ja dati tiek nosūtīti citam saņēmējam, organizācija par to informē datu subjektus vēlākais tad, kad personas dati tiek nosūtīti.

Plašāka informācija:

• Ievērojiet personu tiesības

Jūs nevarat personas datus glabāt mūžīgi.

Parasti personas datus var glabāt tikai tik ilgi, cik nepieciešams tā mērķa sasniegšanai, kādā personas dati tiek apstrādāti.

Dažos gadījumos uzglabāšanas laiku var noteikt normatīvajos aktos, piemēram, darba iekšējos noteikumos ir noteikts glabāšanas termiņš algu sarakstiem.

Organizācijām būtu jāievieš datu glabāšanas politika, lai nodrošinātu, ka personas dati netiek glabāti ilgāk, nekā tas ir nepieciešams. Personas dati ir jādzēš vai jāanonimizē, tiklīdz šie dati vairs nav nepieciešami mērķim, kuram tie tika apstrādāti.

Plašāka informācija:

• Datu aizsardzības pamati

Lai piekrišanu varētu uzskatīt par derīgu, tai jābūt:

• brīvi sniegtai;
• konkrētai;
• apzinātai;
• nepārprotamai.

Tas nozīmē, ka cilvēki var brīvi izvēlēties, vai piekrīt savu personas datu apstrādei; ir vajadzīga pietiekama informācija, lai viņi varētu saprast, kuri dati tiek apstrādāti, kādam nolūkam un kā tas tiek darīts; ir nepieciešama arī pietiekama detalizācijas pakāpe piekrišanas pieprasījumos.

Piekrišanai ir jābūt sniegtai skaidri apstiprinošas darbības veidā (bez iepriekš izdarītām atzīmēm piekrišanas lodziņos un atsevišķi no piemērojamajiem vispārīgajiem nosacījumiem).

Turklāt personām ir jābūt iespējai brīvi atsaukt savu piekrišanu (bez jebkādām negatīvām sekām), ja viņi vēlāk maina savu viedokli.

Plašāka informācija:

• Apstrādājiet personas datus likumīgi

Ja personas dati tiek tieši vākti no attiecīgajām personām, organizācijām ir jāsniedz informācija par apstrādes darbībām kodolīgā un pārredzamā veidā, izmantojot saprotamu, viegli pieejamu, skaidru un vienkāršu valodu. To var izdarīt rakstiski (piemēram, piedāvājuma otrā pusē) vai elektroniski (piemēram, tīmekļa vietnē). Ja attiecīgā persona to pieprasa, jūs varat arī sniegt šo informāciju mutiski, bet jums ir jāspēj pēc tam pierādīt, ka šāda informācija ir sniegta.

Pat tad, ja dati tika vākti netieši, t. i., ja jūs nevācat personas datus tieši no konkrētās personas, bet, piemēram, ar trešās personas starpniecību, jums ir jāsniedz tāda pati detalizēta informācija privātpersonām.