IKÜM-i kohaselt on vastutava töötleja ja volitatud töötleja vaheline kehtiv leping kohustuslik. Rikkumise eest võib määrata haldustrahvi kuni 10 miljoni euro ulatuses või kuni 2 % ulatuses äriühingu aastasest kogukäibest, olenevalt sellest, kumb summa on suurem.

Selleks, et aidata teid vastutava töötleja ja volitatud töötleja vahelise lepingu sõlmimisel, on Taani ja Sloveenia andmekaitseasutused ning Euroopa Komisjon välja töötanud näidislepingud.

Lisateave:

• Vastutav töötleja või volitatud töötleja

Kui teie organisatsioon kogub isikuandmeid otse üksikisikutelt, peab ta esitama vajaliku teabe kogumise ajal.
Isikuandmete kaudse kogumise korral peab teie organisatsioon esitama teabe hiljemalt ühe kuu jooksul pärast seda, kui isikuandmed on algselt saadud. Seda maksimaalset ühekuulist ajavahemikku võib lühendada:

• kui isikuandmeid kasutatakse andmesubjektiga suhtlemiseks. Sellisel juhul peate andmesubjekti teavitama hiljemalt andmesubjektile esmakordsel teavitamisel;
• kui andmed edastatakse teisele vastuvõtjale, teavitab organisatsioon sellest andmesubjekte hiljemalt isikuandmete edastamisel.

Lisateave:

• Üksikisikute õiguste austamine

Andmekaitsealane mõjuhinnang on kirjalik hinnang, mille teie organisatsioon peaks tegema, et hinnata kavandatava töötlemistoimingu mõju. See aitab teil kindlaks teha asjakohased meetmed riskide maandamiseks ja nõuetele vastavuse tõendamiseks.
Kuigi andmekaitsealase mõjuhinnangu tegemisega on alati soovitatav prognoosida teie organisatsiooni kavandatavate töötlemistoimingute mõju, on andmekaitsealane mõjuhinnang kohustuslik, kui töötlemine toob tõenäoliselt kaasa suure ohu üksikisikute õigustele ja vabadustele.
Täpsemalt on see nii juhul, kui kavandatav töötlemine hõlmab järgmist:

• delikaatsete isikuandmete või süüdimõistvate kohtuotsustega seotud andmete ulatuslik töötlemine;
• isiku isiklike aspektide süstemaatiline ja ulatuslik hindamine, mis põhineb automatiseeritud töötlemisel, sealhulgas profiilianalüüsil, ning millel põhinevad otsused, millel on asjaomase isiku jaoks õiguslikud tagajärjed või mis mõjutavad oluliselt üksikisikuid;
• üldsusele kättesaadava ala süstemaatiline ulatuslik seire.

Euroopa Andmekaitsenõukogu (EAKN) on välja töötanud suunised, milles loetletakse kriteeriumid, mida peate andmekaitsealase mõjuhinnangu kohustuslikkuse hindamisel arvesse võtma. Andmekaitseasutused on avaldanud ka loetelu töötlemistoimingutest, mille suhtes kohaldatakse andmekaitsealast mõjuhinnangut. Lisaks on mitu andmekaitseasutust töötanud välja juhendeid, tarkvara või enesehindamise vahendeid, et aidata teil oma hinnangut anda.

Lisateave:

• Vastavus nõuetele

Konkursi võitjate nimede avaldamist oma veebisaidil võib pidada õigustatud huviks, kui saate seda tõendada tasakaalukatsega, et teha kindlaks, kas teie õigustatud huvid kaaluvad üles üksikisikute õiguse.

Hea tava oleks kehtestada sisemenetlus, milles selgitatakse võitjate isikuandmete avaldamise eeskirju.

Lisaks peaks isikuandmete töötlemine nendel eesmärkidel olema osa konkursi privaatsuspoliitikast, et osalejaid teavitataks eelnevalt sellest, kuidas nende andmeid töödeldakse.

Lisateave:

• Töötle isikuandmeid seaduslikult

Andmekaitsespetsialist võib olla olemasolev töötaja, kellel on piisavad teadmised IKÜM-st (kui töötaja ametiülesanded on kooskõlas andmekaitsespetsialistiülesannetega ja see ei põhjusta huvide konflikte) või väline isik. Andmekaitsespetsialist peaks suutma täita ülesandeid sõltumatult ja andma aru otse kõrgeimale juhtkonnale.

Lisateave:

• Andmekaitsespetsialist

Vajalikud turvameetmed võivad erineda sõltuvalt töödeldavate isikuandmete laadist ja nendega seotud riskidest üksikisikutele. Igal juhul on olemas mõned minimaalsed meetmed, mida peaksite rakendama:

• turvaline juurdepääs ruumidele;
• regulaarselt uuendatava viirusetõrjetarkvara kasutamine;
• hoolikas paroolide valimine;
• kasutajate autentimine enne arvutiseadmete kasutamist;
• intsidendi korral andmete varundamise ja otsimise poliitika rakendamine.

Lisaks ei ka ole kohatud mõned põhimeetmed, nagu ekraani lukustamine, kui olete eemal, ja kontori lukustamine päeva lõpus. 

Lisateave:

• Turvalised isikuandmed

Andmekaitsespetsialisti ülesanne on muu hulgas:

• teavitada ja nõustada organisatsiooni ja selle töötajaid andmekaitsenõuete järgimisel;
• jälgida andmekaitsenõuete järgimist;
• anda nõu andmekaitsealase mõjuhinnanguga seotud taotluste kohta;
• tegutseda andmekaitseasutuse kontaktpunktina ja teha selle andmekaitseasutusega koostööd;
• tegutseda üksikisikute kontaktpunktina.

Lisaks on andmekaitsespetsialisti kohalolek üldiselt soovitatav, kui tehakse otsuseid, millel on mõju andmekaitsele. Andmekaitsespetsialisti tuleks viivitamata konsulteerida ka siis, kui andmetega seotud rikkumine või mõni muu intsident on aset leidnud.

Lisateave:

• Andmekaitsespetsialist

1. Veenduge, et teie saadud andmed on õiguspäraselt kogutud ja asjaomaseid isikuid on teavitatud nende isikuandmete töötlemisest.
2. Juhul, kui kolmas isik töötleb teie nimel isikuandmeid, veenduge, et teil on vastutava töötleja ja volitatud töötleja leping, milles kirjeldatakse töötlemistoiminguid ja isikuandmete töötlemise vahendeid.

Loomulikult tuleb täita kõiki vastutavate töötlejate kohustusi.

Lisateave:

• Vastutav töötleja või volitatud töötleja

Isikuandmete töötlemine on lubatud, kui selleks on õiguslik alus. Lisaks vabale, konkreetsele, teadlikule ja ühemõttelisele nõusolekule võib töötlemiseks kasutada ka muid õiguslikke aluseid.

Teisisõnu on nõusolek vajalik, kui ükski muu õiguslik alus ei kehti.
 

Lisateave:

• Töötle isikuandmeid seaduslikult
   

Jah, teie kliente tuleb telefonikõne tegemisel teavitada salvestamise eesmärkidest, salvestiste saajatest, nende õigusest esitada vastuväiteid ja nende õigusest salvestistele juurde pääseda.

Lisateave:

• Töötle isikuandmeid seaduslikult