ОРЗД дава на физическите лица контрол върху обработването на личните им данни. Прозрачността е от ключово значение, за да се постигне това. Това означава, че трябва да информирате лицата, чиито данни обработвате, за Вашите операции по обработване и за целите. С други думи, трябва да обясните кой обработва данните им, но и как, и защо. Само, ако използването на лични данни е „прозрачно“ за участниците, те могат да оценят възможните рискове и да вземат решения относно личните си данни.

Съгласно ОРЗД Вие сте длъжни да споделяте следната информация с физически лица:

• данните, които идентифицират администратора и координатите за връзка с него;
• целите на обработването;
• правното основание за обработването (ако има легитимен  интерес, конкретна информация за това кои законни интереси са свързани с конкретното обработване и  кой субект преследва всеки легитимен интерес).
• данните за връзка с администратора;
• коордиантите за връзка с  ДЛЗД (ако има ДЛЗД);
• получателите или категориите получатели на данните;
• информация за това дали данните ще бъдат предадени извън Европейското икономическо пространство (ЕИП) (когато е приложимо: наличието или липсата на решение относно адекватното ниво на защита или позоваване на подходящи гаранции и как тази информация може да бъде предоставена на субектите на данни);
• категориите обработвани лични данни, когато данните не са получени от физическото лице.

Освен това ОРЗД изисква от Вашата организация да предостави следната информация, за да се гарантира справедливо и прозрачно обработване:

• периодът на запазване или, когато това не е възможно, критериите, използвани за определяне на този период;
• правото да поискате достъп, изтриване, коригиране, ограничаване, възражение и преносимост на личните данни;
• правото на подаване на жалба до орган за защита на данните;
• ако правното основание за обработването е съгласие: правото да оттеглите съгласието си по всяко време;
• в случай на автоматизирано вземане на решения — съответната информация относно основната логика и очакваните последици от обработването за субекта на данните;
• източник на личните данни (ако не сте ги получили директно от засегнатото лице);
• дали физическото лице е длъжно да предостави личните данни (по закон или по договор, или да сключи договор) и какви са последиците от отказа за предоставяне на данните.

Повече информация:

• Зачитане на правата на физическите лица
   

Съгласно ОРЗД е задължително да има валиден договор между администратора и обработващия лични данни. За нарушение може да бъде наложена административна глоба в размер до 10 млн. EUR или до 2 % от общия годишен оборот на дадено дружество, в зависимост от това коя от двете стойности е по-висока.

За да Ви помогнат при сключването на този вид договор между администратор и обработващ лични данни, Датския и Словенския орган за защита на данните, както и Европейската комисия, са разработили образци на договор.

Повече информация:

• Администратор на данни или обработващ лични данни

ДЛЗД могат да изпълняват други задачи в рамките на организацията, но това не може да доведе до конфликт на интереси. Това означава, че ДЛЗД не може да има позиция, в която да определя целите и средствата на дейностите по обработване. Конфликтните функции включват главно ръководни длъжности (главен изпълнителен директор, главен оперативен директор, главен финансов директор, ръководител на човешките ресурси, ръководител на ИТ, управляващ директор), но могат да включват и други функции, ако те водят до определяне на целите и средствата за обработка.

ДЛЗД трябва да е в състояние да изпълнява своите задължения и задачи по независим начин. Това означава, че Вашата организация:

• не може да дава указания на ДЛЗД във връзка с изпълнението на задълженията му;
• не може да санкционира или освобождава ДЛЗД за изпълнението на неговите задачи.

Повече информация:

• Длъжностно лице по защита на данните

Бисквитките са малки файлове, съхранявани на устройство, като компютър, мобилно устройство или всяко друго устройство, което може да съхранява информация. Бисквитките обслужват редица важни функции, включително запомняне на потребителите и техните предишни взаимодействия с даден уебсайт. Те могат да се използват за проследяване на продукти в онлайн пазарска количка или на информацията, когато данните са въведени в онлайн формуляр за кандидатстване.

Бисквитките за удостоверяване на самоличността също са важни за идентифициране на потребителите, когато те използватв банкови  и други онлайн услуги. Информацията, съхранявана в бисквитките, може да включва лични данни, като например IP адрес, потребителско име, уникален идентификатор или  адрес на електронна поща.

Физическите лица могат да Ви попитат дали обработвате техните данни и когато това е така, те имат право на достъп до тези данни. Така че, когато това се случи и ако обработвате техните данни, трябва например да предоставите безплатно копие от личните им данни, заедно с всяка необходима допълнителна информация. Когато искането се подава по електронен път, Вашата организация следва да предостави изискваната информация в широко използван електронен формат, освен ако лицата не поискат друго.

Повече информация:

• Зачитане на правата на физическите лица

ДЛЗД може да бъде настоящ служител с достатъчно познания по ОРЗД (ако професионалните задачи на служителя са съвместими с тези на ДЛЗД и това не води до конфликт на интереси) или външно лице. ДЛЗД следва да може да изпълнява задачи независимо и да може да докладва пряко на най-висшето ръководство.

Повече информация:

• Длъжностно лице по защита на данните

Трябва да отговорите без ненужно забавяне и не по-късно от един месец след получаване на искането. Този срок може да бъде удължен с още два месеца, ако искането е твърде сложно и е необходимо повече време за отговор, при условие че лицето е уведомено за това в срок от един месец след получаване на искането.

Трябва да го направите безплатно.

Повече информация:

• Зачитане на правата на физическите лица

Не можете да съхранявате лични данни завинаги.
По правило личните данни могат да се съхраняват само толкова дълго, колкото е необходимо за целите, за които се обработват.

В някои случаи периодът на съхранение може да бъде определен от специални закони, например трудовите разпоредби определят период за съхранение на списъците за заплати.

Организациите следва да въведат политики за запазване на данните, за да се уверят, че личните данни не се съхраняват по-дълго от необходимото. Личните данни на физическите лица трябва да бъдат изтрити или анонимизирани, след като вече не са необходими за целта, за която се обработват.

Повече информация:

• Основи на защитата на данните

Да, но за да направите това, първо трябва да определите правното основание за обработването на този вид лични данни. Например, обработването може да се счита за легитимен интерес за Вашата организация. Когато обработвате лични данни въз основа на легитимен интерес, винаги е необходимо да проведете балансиращ тест, за да определите дали Вашите законни интереси имат преимущество над правата на физическите лица, особено ако участват деца.

Друго възможно правно основание за такова обработване може да бъде съгласието. Във всеки случай лицата трябва винаги да бъдат информирани предварително, че събитието се снима или заснема.
 

Повече информация:

• Законосъобразно обработване на лични данни

От ДЛЗД не може да се търси отговорност за неспазване на ОРЗД. Спазването на ОРЗД е отговорност на организацията, която е назначила ДЛЗД.

Повече информация:

• Длъжностно лице по защита на данните