Poveikio duomenų apsaugai vertinimas arba PDAV yra rašytinis vertinimas, kurį jūsų organizacija turėtų atlikti, kad įvertintų planuojamos duomenų tvarkymo operacijos poveikį. Jis padeda jums nustatyti tinkamas rizikos mažinimo priemones ir įrodyti atitiktį reikalavimams.

Nors visada pageidautina numatyti planuojamų jūsų organizacijos duomenų tvarkymo operacijų poveikį atliekant PDAV, PDAV privaloma atlikti, kai dėl duomenų tvarkymo gali kilti didelis pavojus asmenų teisėms ir laisvėms.

Konkrečiai, taip yra tuo atveju, kai numatomas duomenų tvarkymas apima:

• neskelbtinų asmens duomenų arba duomenų, susijusių su apkaltinamaisiais nuosprendžiais, tvarkymą dideliu mastu;  
• sistemingą ir išsamų asmens asmeninių savybių vertinimą, grindžiamą automatizuotu duomenų tvarkymu, įskaitant profiliavimą, ir kuriuo remiantis priimami sprendimai, turintys teisinių pasekmių atitinkamam asmeniui arba panašiai darantys didelį poveikį asmenims;
• sistemingą didelio masto viešai prieinamos teritorijos stebėseną.

EDAV parengė gaires, kuriose išvardijami kriterijai, į kuriuos turite atsižvelgti vertindami, ar PDAV yra privalomas, ar ne. Duomenų apsaugos institucijos (DAI) taip pat paskelbė duomenų tvarkymo operacijų, kurioms taikomas PDAV, sąrašus. Be to, kelios DAI parengė vadovus, programinę įrangą arba įsivertinimo priemones, kurios padės jums atlikti vertinimą.

Daugiau informacijos:

• Atitikti reikalavimus

Ne, jums nereikia būti sertifikuotu, kad taptumėte DAP.

Tačiau duomenų apsaugos pareigūnai turi sugebėti įrodyti, kad jie turi BDAR reikalaujamą būtiną kvalifikaciją, pvz., ekspertines žinias apie duomenų apsaugos teisę ir praktiką.

Daugiau informacijos:

• Duomenų apsaugos pareigūnas

Galiojanti duomenų valdytojo ir duomenų tvarkytojo sutartis yra privaloma pagal BDAR. Už šį pažeidimą gali būti skiriama administracinė bauda iki 10 mln. EUR arba iki 2 % įmonės bendros metinės apyvartos, atsižvelgiant į tai, kuri suma yra didesnė.

Kad padėtų jums sudaryti duomenų valdytojo ir duomenų tvarkytojo sutartį, Danijos ir Slovėnijos duomenų apsaugos institucijos ir Europos Komisija parengė pavyzdines sutartis.

Daugiau informacijos:

• Duomenų valdytojas ar duomenų tvarkytojas

Asmens duomenų saugumo pažeidimas yra saugumo pažeidimas, dėl kurio netyčia arba neteisėtai sunaikinami, prarandami, pakeičiami, neteisėtai atskleidžiami asmens duomenys arba suteikiama prieiga prie jų.

• Jei duomenų saugumo pažeidimas kelia pavojų fiziniams asmenims, turite apie tai pranešti atitinkamai duomenų apsaugos institucijai per 72 valandas.
• Jei dėl pažeidimo gali kilti didelis pavojus fiziniams asmenims, apie tą pažeidimą taip pat turėsite nepagrįstai nedelsiant jiems pranešti.

Bet kuriuo atveju, visų pažeidimų, net ir tų, apie kuriuos nepranešta DAI, atveju turite užregistruoti bent pagrindinius pažeidimo duomenis, jo vertinimą, jo poveikį ir veiksmus, kurių imtasi reaguojant į jį.

Daugiau informacijos:

• Duomenų saugumo pažeidimai

DAP organizacijoje gali atlikti kitas užduotis, tačiau dėl to negali kilti interesų konfliktas. Tai reiškia, kad DAP negali užimti tokios pozicijos, kurioje nustatytų duomenų tvarkymo tikslus ir priemones. Nesuderinamos funkcijos daugiausia apima vadovaujančias pareigas (generalinis direktorius, vykdomasis direktorius, finansų vadovas, žmogiškųjų išteklių vadovas, IT vadovas), tačiau jos taip pat gali apimti kitas funkcijas, jei vykdant jas nustatomi duomenų tvarkymo tikslai ir priemonės.

DAP turi galėti nepriklausomai vykdyti savo pareigas ir užduotis. Tai reiškia, kad jūsų organizacija:

• negali duoti nurodymų DAP dėl jo DAP pareigų vykdymo;
• negali bausti ar atleisti DAP už savo užduočių vykdymą.

Daugiau informacijos:

• Duomenų apsaugos pareigūnas

Jei jūsų organizacija renka asmens duomenis tiesiogiai iš asmenų, ji turi pateikti reikiamą informaciją rinkimo metu.

Netiesioginio asmens duomenų rinkimo atveju jūsų organizacija privalo pateikti informaciją ne vėliau kaip per vieną mėnesį nuo asmens duomenų gavimo. Šis ilgiausias vieno mėnesio laikotarpis gali būti sutrumpintas:

• jei asmens duomenys naudojami bendravimo su duomenų subjektu tikslu. Tokiu atveju privalote informuoti duomenų subjektą ne vėliau kaip pirmą kartą susisiekiant su duomenų subjektu;
• jei duomenys perduodami kitam gavėjui, organizacija apie tai informuoja duomenų subjektus ne vėliau kaip asmens duomenų perdavimo metu.

Daugiau informacijos:

• Gerbti asmenų teises

BDAR numatytos konkrečios asmenų teisės, kurių turi būti paisoma. Tai galite padaryti:

• informuodami asmenis, kurių duomenis tvarkote, apie savo tvarkymo operacijas ir duomenų tvarkymo tikslus, kai renkate jų duomenis, pavyzdžiui, savo interneto svetainėje pateikdami privatumo pareiškimą;
• atsakydami į asmenų prašymus pasinaudoti savo teisėmis, pavyzdžiui, susipažinimo, ištaisymo, prieštaravimo, ištrynimo arba perkeliamumo prašymus.

Organizacijos, kurios yra skaidrios dėl asmens duomenų naudojimo ir gerbia asmenų teises, rečiau tampa skundų objektu.

Daugiau informacijos:

• Gerbti asmenų teises

Konkurso laimėtojų vardų ir pavardžių paskelbimas jūsų svetainėje gali būti laikomas teisėtu interesu, jei galite tai įrodyti atlikdami pusiausvyros testą, kad nustatytumėte, ar jūsų teisėti interesai yra svarbesni už asmenų teises.

Gera praktika būtų nustatyti vidaus procedūrą, kurioje būtų paaiškintos laimėtojų asmens duomenų skelbimo taisyklės.

Be to, asmens duomenų tvarkymas šiais tikslais turėtų būti įtrauktas į konkurso privatumo politiką, kad dalyviai būtų iš anksto informuoti apie tai, kaip jų duomenys bus tvarkomi.

Daugiau informacijos:

• Tvarkyti asmens duomenis teisėtai

Kad sutikimas būtų laikomas galiojančiu, jis turi būti:

• laisvai duodamas;
• konkretus;
• informuotas; ir
• nedviprasmiškas.

Tai reiškia, kad asmenys turi turėti tikrai laisvą pasirinkimą, ar jie sutinka su jų asmens duomenų tvarkymu, ar ne; jiems reikia pakankamai informacijos, kad jie galėtų suprasti, kokie duomenys tvarkomi, kokiu tikslu ir kaip tai daroma; jiems taip pat reikia pakankamo išsamumo prašymuose dėl sutikimo.

Be to, asmuo turėtų imtis aiškių veiksmų (be iš anksto pažymėtų langelių ir atskirai nuo taikytinų bendrųjų sąlygų).

Be to, asmenys turi turėti galimybę laisvai atšaukti savo sutikimą (be jokių neigiamų pasekmių), jei vėliau persigalvoja.

Daugiau informacijos:

• Tvarkyti asmens duomenis teisėtai

Tuo atveju, kai asmens duomenys renkami tiesiogiai iš atitinkamų asmenų, organizacijos privalo glaustai ir skaidriai pateikti informaciją apie duomenų tvarkymo operacijas, vartodamos suprantamą, lengvai prieinamą, aiškią ir paprastą kalbą. Tai galima padaryti raštu (pvz., kitoje prašymo pateikti duomenis pusėje) arba elektroninėmis priemonėmis (pvz., interneto svetainėje). Jei atitinkamas asmuo to prašo, šią informaciją taip pat galite pateikti žodžiu, tačiau vėliau turite tai įrodyti.

Net ir tada, kai duomenys buvo renkami netiesiogiai, t. y. jei asmens duomenis renkate ne tiesiogiai iš asmens, bet, pavyzdžiui, per trečiąją šalį, asmenims turite pateikti tą pačią išsamią informaciją.