Vsaka organizacija, ne glede na njeno velikost ali sektor, s sedežem v Evropskem gospodarskem prostoru (EGP) ali ponuja izdelke ali storitve posameznikom v EGP, obdeluje osebne podatke z avtomatiziranimi sredstvi ali ne, mora biti skladna s Splošno uredbo o varstvu podatkov. Tudi če se Splošna uredba o varstvu podatkov nanaša predvsem na avtomatizirano obdelavo osebnih podatkov, bodo postopki obdelave, ki se izvajajo ročno, predmet Splošne uredbe o varstvu podatkov od trenutka, ko so papirne datoteke sistematično organizirane, npr. abecedno urejene v arhivski omari.

Primeri postopkov obdelave vključujejo zbiranje, beleženje, urejanje, uporabo, prilagajanje, shranjevanje, razkrivanje, spreminjanje in brisanje osebnih podatkov posameznikov.

Kljub temu je uporaba Splošne uredbe o varstvu podatkov prilagojena glede na naravo, kontekst, namene in tveganja izvedenih dejanj obdelave. Za MSP, katerih glavna dejavnost ni obdelava osebnih podatkov, so lahko obveznosti manj stroge kot za veliko podjetje.

Več informacij:

• Osnove varstva podatkov

Da, lahko, vendar Splošna uredba o varstvu podatkov nalaga določene obveznosti podjetjem, ki delijo osebne podatke. Vaša organizacija mora posameznike obvestiti, da boste njihove podatke delili s tretjo osebo. Prav tako jih morate obvestiti o svojih namenih, varnosti, dostopu in ukrepih glede hrambe, ki bodo veljali.

Naloge pooblaščene osebe za varstvo podatkov med drugim vključujejo:

• obveščanje organizacije in njenih zaposlenih ter svetovanje glede skladnosti z varstvom podatkov;
• spremljanje skladnosti z varstvom podatkov;
• svetovanje o zahtevah v zvezi z oceno učinka v zvezi z varstvom podatkov (DPIA);
• delovanje kot kontaktna točka za organ za varstvo podatkov in sodelovanje z njim;
• delovanje kot kontaktna točka za posameznike.

Poleg tega je prisotnost pooblaščene osebe za varstvo podatkov na splošno priporočljiva, kadar se sprejemajo odločitve, ki vplivajo na varstvo podatkov. Po kršitvi varstva podatkov ali drugem incidentu bi se bilo treba nemudoma posvetovati tudi s pooblaščeno osebo za varstvo podatkov.

Več informacij:

• Pooblaščena oseba za varstvo podatkov

Imenovanje pooblaščene osebe za varstvo podatkov je obvezno v naslednjih treh primerih:

• organizacija je javni organ;
• glavne dejavnosti organizacije vključujejo redno in sistematično spremljanje posameznikov v velikem obsegu, na primer geolokacijo prek mobilne aplikacije, ali nadzor nad nakupovalnimi centri in javnimi prostori preko videonadzora;
• glavne dejavnosti organizacije vključujejo obsežno obdelavo občutljivih podatkov ali osebnih podatkov v zvezi s kazenskimi obsodbami in kaznivimi dejanji.

Pooblaščeno osebo za varstvo podatkov lahko vedno imenujete prostovoljno, tudi če to ni zakonsko predpisano. Upoštevajte, da morate v tem primeru upoštevati vse določbe Splošne uredbe o varstvu podatkov v zvezi z nalogami in položajem pooblaščene osebe za varstvo podatkov.

Več informacij:

• Pooblaščena oseba za varstvo podatkov

Splošna uredba o varstvu podatkov velja za uporabo piškotkov, kadar se ti uporabljajo za obdelavo osebnih podatkov, vendar obstajajo tudi natančnejša pravila za piškotke, vključno z Direktivo o zasebnosti in elektronskih komunikacijah.

Shranjevanje piškotka ali pridobitev dostopa do že shranjenega piškotka v terminalski opremi uporabnika je dovoljeno le pod pogojem, da je bil zadevni naročnik ali uporabnik ustrezno obveščen (zlasti o namenih obdelave) in je dal svojo privolitev.

Edina izjema so tehnično potrebni piškotki. Organizacijam ni treba zaprositi za privolitev pri uporabi tehnično potrebnih piškotkov na svojih spletnih straneh.

Več informacij:

• Obdelujte osebne podatke zakonito

Piškotki so majhne datoteke, shranjene v napravi, npr. na računalniku, mobilni napravi ali kateri koli drugi napravi, ki lahko shranjuje informacije. Piškotki služijo številnim pomembnim funkcijam, vključno s pomnjenjem uporabnikov in njihovih prejšnjih interakcij s spletno stranjo. Uporabljajo se lahko za sledenje artiklov v spletni nakupovalni košarici ali za sledenje informacij, ko so podrobnosti vnesene v spletni prijavni obrazec.

Piškotki za preverjanje pristnosti so pomembni tudi za identifikacijo uporabnikov, ko se prijavijo v bančne storitve in druge spletne storitve. Informacije, shranjene v piškotkih, lahko vključujejo osebne podatke, kot so IP naslov, uporabniško ime, edinstveni identifikator ali e-poštni naslov.

Pogodba o pogodbeni obdelavi mora določati, da obdelovalec:

• obdeluje osebne podatke samo po navodilih upravljavca, vključno v zvezi s prenosi osebnih podatkov v državo zunaj EGP;
• zagotavlja, da so se osebe, pooblaščene za obdelavo podatkov, zavezale k zaupnosti ali da zanje velja ustrezna zakonska obveznost zaupnosti;
• zagotavlja varnost obdelave;
• ne sme zaposliti drugega obdelovalca brez predhodnega posebnega ali splošnega pisnega dovoljenja upravljavca;
• pomaga upravljavcu pri izpolnjevanju obveznosti upravljavca, da odgovori na zahteve posameznika za uveljavljanje njegovih pravic;
• pomaga upravljavcu pri zavarovanju obdelave, obveščanju o kršitvah varstva podatkov in izvajanju ocene učinka v zvezi z varstvom podatkov;
• po izbiri upravljavca izbriše ali vrne vse osebne podatke upravljavcu po koncu opravljanja storitev;
• upravljavcu daje na voljo vse potrebne informacije za dokazovanje skladnosti z obveznostmi iz Splošne uredbe o varstvu podatkov;
• omogoča revizije, vključno s pregledi, ki jih izvaja upravljavec ali drug revizor, ki ga pooblasti upravljavec in pri njih sodeluje.

Poleg tega obdelovalec nemudoma obvesti upravljavca, če meni, da navodila kršijo Splošno uredbo o varstvu podatkov ali druge določbe EU ali nacionalne določbe o varstvu podatkov.

Več informacij:

• Upravljavec ali obdelovalec

Obdelava osebnih podatkov je dovoljena, če za to obstaja pravna podlaga. Poleg svobodne, specifične, informirane in nedvoumne privolitve se lahko uporabijo tudi druge pravne podlage za obdelavo.

Z drugimi besedami, privolitev je potrebna, kadar se ne uporablja nobena od drugih pravnih podlag.

 

Več informacij:

• Obdelujte osebne podatke zakonito

V skladu s Splošno uredbo o varstvu podatkov obstajata načeloma dva glavna načina za prenos osebnih podatkov v državo zunaj EGP ali mednarodno organizacijo. Prenosi se lahko izvedejo na podlagi sklepa o ustreznosti ali če take odločitve ni, na podlagi ustreznih zaščitnih ukrepov, vključno z izvršljivimi pravicami in pravnimi sredstvi za posameznike.

Več informacij:

• Mednarodni prenosi

Splošna uredba o varstvu podatkov posameznikom omogoča nadzor nad obdelavo njihovih osebnih podatkov. Pri tem je ključnega pomena preglednost. To pomeni, da morate posameznike, katerih podatke obdelujete, obvestiti o vaših postopkih obdelave in namenih. Z drugimi besedami, morate pojasniti, kdo obdeluje njihove podatke, pa tudi kako in zakaj. Le če je uporaba osebnih podatkov za vpletene „pregledna“, lahko ocenijo morebitna tveganja in sprejemajo odločitve o svojih osebnih podatkih.

V skladu s Splošno uredbo o varstvu podatkov ste dolžni deliti naslednje informacije s posamezniki:

• identiteto in kontaktne podatke upravljavca;
• namene obdelave;
• pravno podlago za obdelavo (če je zakoniti interes, posebne informacije o tem, kateri zakoniti interesi se nanašajo na določeno obdelavo in kateri subjekt zasleduje vsak zakoniti interes).
• kontaktne podatke upravljavca;
• kontaktne podatke pooblaščene osebe za varstvo podatkov (če je imenovana);
• prejemnike ali kategorije prejemnikov podatkov;
• Informacije o tem, ali bodo podatki preneseni zunaj Evropskega gospodarskega prostora (EGP) (kjer je ustrezno: obstoj ali neobstoj sklepa o ustreznosti ali sklicevanje na ustrezne zaščitne ukrepe in kako se lahko te informacije dajo na voljo posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki);
• vrste osebnih podatkov, ki se obdelujejo, kadar podatki niso pridobljeni od posameznika.

Poleg tega Splošna uredba o varstvu podatkov zahteva, da vaša organizacija zagotovi naslednje informacije za zagotovitev poštene in pregledne obdelave:

• obdobje hrambe ali, če to ni mogoče, merila, ki se uporabljajo za določitev tega obdobja;
• pravico zahtevati dostop, izbris, popravek, omejitev, ugovor in prenosljivost osebnih podatkov;
• pravico do vložitve pritožbe pri organu za varstvo podatkov;
• če je pravna podlaga za obdelavo privolitev: pravico, da kadar koli prekliče privolitev;
• v primeru avtomatiziranega odločanja ustrezne informacije o osnovni logiki in predvidenih posledicah obdelave za posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki;
• vir osebnih podatkov (če jih niste prejeli neposredno od zadevnega posameznika);
• ali je posameznik dolžan posredovati osebne podatke (ali je to zakonska ali pogodbena obveznost) in kakšne so posledice zavrnitve posredovanja podatkov.

Več informacij:

• Spoštujte pravice posameznikov