Com efeito, o consentimento pode constituir uma base jurídica válida para o armazenamento dos CV dos candidatos a emprego. Outra possível base legal poderia ser o interesse legítimo. Nesse caso, terá de realizar um teste de ponderação para provar que os interesses legítimos da sua organização são superiores aos direitos dos candidatos.

De qualquer forma, terá de informar os candidatos de que tenciona armazenar os seus dados e para que finalidades.

Mais informações:

• Tratar legalmente os dados pessoais

O EPD não pode ser responsabilizado pelo incumprimento do RGPD. A conformidade com o RGPD é da responsabilidade da organização que nomeou o EPD.

Mais informações:

• Encarregado de proteção de dados

Quando dois ou mais responsáveis pelo tratamento de dados determinam conjuntamente a finalidade e os meios de tratamento, são considerados responsáveis conjuntos pelo tratamento. Decidem em conjunto tratar dados pessoais para uma finalidade conjunta. A responsabilidade conjunta pelo tratamento pode assumir muitas formas e a participação dos diferentes responsáveis pelo tratamento pode ser desigual. Os responsáveis conjuntos pelo tratamento devem, por conseguinte, determinar as respetivas responsabilidades pelo cumprimento do RGPD.

É importante notar que a responsabilidade conjunta pelo tratamento conduz a uma responsabilidade conjunta por uma atividade de tratamento.

• Exemplo de responsabilidade conjunta: As empresas A e B lançaram um produto de marca comum e pretendem organizar um evento para promover este produto. Para o efeito, decidem partilhar dados das respetivas bases de dados de clientes e potenciais clientes e decidem assim sobre a lista de convidados para o evento. Acordam igualmente sobre as modalidades de envio dos convites para o evento, sobre a forma de recolher informações durante o evento e sobre as ações de marketing de acompanhamento. As empresas A e B podem ser consideradas responsáveis conjuntas pelo tratamento de dados pessoais relacionados com a organização do evento promocional, uma vez que decidem em conjunto sobre a finalidade definida em conjunto e os meios essenciais do tratamento de dados neste contexto.

Mais informações:

• Responsável pelo tratamento de dados ou subcontratante

Sim, o RGPD aplica-se aos dados pessoais se estes estiverem contidos ou se destinarem a integrar um ficheiro. Isto significa que o RGPD também se aplica aos registos em papel e não apenas ao tratamento automatizado de dados pessoais.

Mais informações:

• Elementos básicos em matéria de proteção de dados

Sim, os subcontratantes (ou seja, indivíduos ou organismos que tratam dados em nome de um responsável pelo tratamento de dados) têm obrigações ao abrigo do RGPD. Existem, no entanto, algumas diferenças entre as responsabilidades dos responsáveis pelo tratamento de dados e dos subcontratantes.

Os subcontratantes têm de cumprir as responsabilidades estabelecidas no contrato entre o responsável pelo tratamento e o subcontratante, que especifica as operações de tratamento e os meios de tratamento de dados pessoais. Por exemplo, o subcontratante terá de efetuar as operações de tratamento com as medidas técnicas e organizativas adequadas, de acordo com as instruções do responsável pelo tratamento. Ao fazê-lo, o subcontratante auxilia o responsável pelo tratamento no cumprimento do RGPD.

Mais informações:

• Responsável pelo tratamento de dados ou subcontratante

O RGPD prevê direitos específicos para os indivíduos que têm de ser respeitados. Pode fazê-lo através de:

• informar as pessoas cujos dados trata sobre as suas operações de tratamento e as finalidades de tratamento quando recolhe os seus dados, por exemplo através de uma declaração de privacidade no seu sítio Web;
• respondendo aos pedidos das pessoas para exercerem os seus direitos, tais como pedidos de acesso, retificação, oposição, apagamento ou portabilidade.

As organizações que são transparentes quanto à sua utilização de dados pessoais e que respeitam os direitos dos indivíduos têm menos probabilidades de se tornarem objeto de reclamações.

Mais informações:

• Respeitar os direitos dos indivíduos

O RGPD impõe obrigações a todas as organizações que tratam dados pessoais, independentemente de serem responsáveis pelo tratamento de dados ou subcontratantes.

Em especial, deve:

• Perguntar-se se a finalidade para a qual os dados pessoais podem ser recolhidos se justifica e recolher apenas dados pessoais necessários para a(s) finalidade(s) específica(s) prevista(s);
• Manter os dados pessoais exatos e atualizados e apagar os dados quando já não forem necessário;
• Respeitar os direitos das pessoas, informando-as sobre como e por que razão os seus dados são tratados e permitindo-lhes exercer os seus direitos;
• Verificar se dispõe de uma base legal adequada para o tratamento de dados pessoais. Caso pretenda basear-se no consentimento dos indivíduos, solicitar o seu consentimento antes de tratar os seus dados pessoais;
• Certificar-se de que os dados pessoais das pessoas são tratados de forma segura;
• Manter um registo das atividades de tratamento.

Os subcontratantes terão de cumprir as responsabilidades estabelecidas no contrato entre o responsável pelo tratamento e o subcontratante e não devem tratar os dados de outro modo que não seja segundo as instruções do responsável pelo tratamento.

Mais informações:

• Estar em conformidade
• Responsável pelo tratamento de dados ou subcontratante
• Elementos básicos em matéria de proteção de dados

O RGPD confere às pessoas o controlo sobre o tratamento dos seus dados pessoais. Para isso, a transparência é fundamental. Isto significa que tem de informar as pessoas cujos dados trata sobre as suas operações de tratamento e as finalidades. Por outras palavras, é preciso explicar quem trata os seus dados, mas também como e porquê. Apenas se a utilização de dados pessoais for «transparente» para as pessoas envolvidas, é que é possível avaliar possíveis riscos e tomar decisões sobre os seus dados pessoais.

Nos termos do RGPD, é obrigado a partilhar as seguintes informações com os indivíduos:

• a identidade e os dados de contacto do responsável pelo tratamento;
• as finalidades do tratamento;
• a base legal do tratamento (se houver interesse legítimo, informações específicas sobre os interesses legítimos relacionados com o tratamento específico e sobre a entidade que prossegue cada interesse legítimo).
• os dados de contacto do responsável pelo tratamento;
• os dados de contacto do EPD (caso exista um EPD);
• os destinatários ou categorias de destinatários dos dados;
• Informações sobre se os dados serão transferidos para fora do Espaço Económico Europeu (EEE) (se aplicável: existência ou não de uma decisão de adequação ou referência às garantias adequadas e à forma como essas informações podem ser disponibilizadas aos titulares dos dados);
• as categorias de dados pessoais tratados, quando os dados não são obtidos do indivíduo.

Além disso, o RGPD exige que a sua organização forneça as seguintes informações para garantir um tratamento leal e transparente:

• o período de conservação ou, se tal não for possível, os critérios utilizados para determinar esse período;
• o direito de solicitar o acesso, o apagamento, a retificação, a limitação, a oposição e a portabilidade dos dados pessoais;
• o direito de apresentar uma reclamação a uma autoridade de proteção de dados;
• se a base legal do tratamento for o consentimento: o direito de retirar o consentimento a qualquer momento;
• no caso de tomada de decisões automatizadas, informações pertinentes sobre a lógica subjacente e as consequências previstas do tratamento para o titular dos dados;
• a origem dos dados pessoais (se não os tiver recebido diretamente da pessoa em causa;
• se o indivíduo é obrigado a fornecer os dados pessoais (por lei ou por contrato ou para celebrar um contrato) e quais são as consequências da recusa de fornecer os dados.

Mais informações:

• Respeitar os direitos dos indivíduos

A nomeação de um encarregado de proteção de dados é obrigatória nos três casos seguintes:

• a organização é uma autoridade pública;
• as atividades principais da organização consistem na monitorização regular e sistemática de indivíduos em grande escala, por exemplo, geolocalização através de uma aplicação móvel, ou vigilância de centros comerciais e espaços públicos através de CCTV;
• as atividades principais da organização consistem no tratamento em larga escala de dados sensíveis ou de dados pessoais relacionados com condenações penais e infrações.

Pode sempre nomear um encarregado da proteção de dados numa base voluntária, mesmo que tal não seja legalmente exigido. Tenha em atenção que, nesse caso, deve cumprir todas as disposições do RGPD relativas às funções e à posição do encarregado da proteção de dados.

Mais informações:

• Encarregado de proteção de dados

Uma avaliação de impacto sobre a proteção de dados ou AIPD é uma avaliação escrita que a sua organização deve fazer para avaliar o impacto de uma operação de tratamento planeada. Ajuda-o a identificar as medidas adequadas para lidar com os riscos e a demonstrar conformidade.

Embora seja sempre preferível antecipar o impacto das operações de tratamento planeadas da sua organização através da realização de AIPD, é obrigatório realizar uma AIPD quando o tratamento for suscetível de resultar num elevado risco para os direitos e liberdades das pessoas.

Especificamente, é o que acontece quando o tratamento previsto envolve:

• o tratamento — em grande escala — de dados pessoais sensíveis ou de dados relacionados com condenações penais;  
• uma avaliação sistemática e exaustiva dos aspetos pessoais de uma pessoa, com base no tratamento automatizado, incluindo a definição de perfis, e nos quais se baseiam as decisões que produzem efeitos jurídicos sobre a pessoa em questão ou afetam significativamente as pessoas de forma similar;
• monitorização sistemática de uma zona acessível ao público em grande escala.

O CEPD elaborou orientações que enumeram os critérios que deve ter em conta ao avaliar se uma AIPD é ou não obrigatória. As autoridades de proteção de dados (APD) publicaram igualmente listas de operações de tratamento que estão sujeitas a uma AIPD. Além disso, várias APD desenvolveram guias, software ou ferramentas de autoavaliação para o ajudar na sua avaliação.

Mais informações:

• Estar em conformidade