Tietosuojavastaavat voivat hoitaa muita tehtäviä organisaatiossa, mutta se ei saa johtaa eturistiriitaan. Tämä tarkoittaa, että tietosuojavastaavalla ei voi olla asemaa, jossa hän määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Ristiriitaisiin tehtäviin kuuluvat pääasiassa johtotehtävät (pääjohtaja, operatiivinen johtaja, talousjohtaja, henkilöstöpäällikkö, IT-päällikkö, toimitusjohtaja), mutta niihin voi liittyä myös muita tehtäviä, jos niissä määritellään käsittelyn tarkoituksia ja keinoja.

Tietosuojavastaavan on kyettävä hoitamaan tehtävänsä riippumattomasti. Tämä tarkoittaa, että organisaatiosi:

• ei saa antaa tietosuojavastaavalle ohjeita tietosuojavastaavan tehtävien hoitamisesta
• ei saa rangaista tai erottaa tietosuojavastaavaa tämän tehtävien suorittamisesta.

Lisätietoja:

• Tietosuojavastaava

Henkilötietojen käsittelyllä tarkoitetaan kaikenlaisia toimintoja (käsittelytoimia), joita suoritetaan ihmisten henkilötiedoilla tai joihin käytetään henkilötietoja. Käsittelyä on henkilötietojen kerääminen, tallentaminen, järjestäminen, jäsentäminen, säilyttäminen, muokkaaminen tai muuttaminen, palauttaminen, hakeminen, tiedustelujen tekeminen tietokannoista, käyttö, luovuttaminen siirtämällä, välittämällä tai asettamalla muulla tavalla saataville, yhdistäminen, rajoittaminen, poistaminen tai tuhoaminen.

Tietosuojavastaavan nimittäminen on pakollista seuraavissa kolmessa tapauksessa:

• organisaatio on viranomainen
• organisaation ydintoimintoihin kuuluu henkilöiden säännöllinen ja järjestelmällinen laajamittainen seuranta, kuten mobiilisovelluksen kautta tapahtuva paikannus tai julkisten tilojen kameravalvonta (esim. kauppakeskus) 
• organisaation ydintoimintaa on arkaluonteisten tietojen tai rikostuomioihin ja rikoksiin liittyvien henkilötietojen laajamittainen käsittely.

Voit aina nimittää tietosuojavastaavan vapaaehtoisesti, vaikka se ei olisi lakisääteistä. Huomaa, että tällöin sinun on noudatettava kaikkia tietosuoja-asetuksen säännöksiä, jotka koskevat tietosuojavastaavan tehtäviä ja asemaa.
 

Lisätietoja:

• Tietosuojavastaava

Evästeet ovat pieniä tiedostoja, jotka tallennetaan käyttäjän päätelaitteelle, kuten tietokoneelle tai mobiililaitteelle, ja jotka voivat tallentaa tietoja. Evästeet palvelevat monia tärkeitä toimintoja, kuten verkkosivuston käyttäjien ja heidän aiemman toimintansa muistamista. Niiden avulla voidaan seurata tuotteita verkkokaupan ostoskorissa tai tietoja, jotka täytetään sähköiseen lomakkeeseen.

Todentamisevästeitä hyödynnetään käyttäjien tunnistamiseen, kun he kirjautuvat erilaisiin verkkopalveluihin, kuten pankkipalveluihin. Evästeisiin tallennetut tiedot voivat sisältää henkilötietoja, kuten IP-osoitteen, käyttäjänimen, yksilöllisen tunnisteen tai sähköpostiosoitteen.

Samasta aiheesta:

•    Mitkä ovat yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset henkilötietojen käsittelyperusteet?
 

Yleinen tietosuoja-asetus asettaa velvoitteita kaikille henkilötietoja käsitteleville organisaatioille riippumatta siitä, ovatko ne rekisterinpitäjiä vai henkilötietojen käsittelijöitä.
Sinun tulee erityisesti:

• Varmista, että tarkoitus, jota varten henkilötietoja kerätään, on perusteltu. Kerää vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen suunniteltuja tarkoituksia varten.
• Pidä ihmisten henkilötiedot virheettöminä ja ajan tasalla, ja poista tiedot, kun niitä ei enää tarvita.
• Huomioi ihmisten oikeudet kertomalla heille, miten ja miksi heidän tietojaan käsitellään, ja anna heille mahdollisuus käyttää tietosuojaoikeuksiaan.
• Tarkista, että sinulla on asianmukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelyyn. Jos aiot turvautua henkilöiden suostumukseen, pyydä heidän suostumustaan ennen henkilötietojen käsittelyn aloittamista.
• Varmista, että käsittelet henkilötietoja turvallisesti.
• Pidä kirjaa henkilötietojen käsittelytoimistasi.

Henkilötietojen käsittelijöiden on noudatettava rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän välisessä sopimuksessa määriteltyjä velvollisuuksia, eivätkä ne saa käsitellä tietoja muuten kuin rekisterinpitäjän ohjeiden mukaisesti.

Lisätietoja:

• Noudata tietosuojavaatimuksia
• Rekisterinpitäjä tai henkilötietojen käsittelijä
• Tietosuojan perusteet
   

• Henkilötietojen käsittelyn on oltava lainmukaista, asianmukaista ja läpinäkyvää.
• Kerää henkilötietoja vain tiettyjä, nimenomaisia ja laillisia tarkoituksia varten. Henkilön tietojen käsittely on rajattava tiukasti alun perin määriteltyyn käyttötarkoitukseen, eikä niitä saa käsitellä myöhemmin muita tarkoituksia varten, jotka ovat ristiriidassa alkuperäisten käyttötarkoitusten kanssa.
• Käsittele ainoastaan henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia ja oikeasuhteisia suunniteltuun tarkoitukseen nähden.
• Kaikkien käsittelemiesi henkilötietojen on oltava täsmällisiä ja ajan tasalla. Virheelliset henkilötiedot on oikaistava tai poistettava.
• Henkilötietojen säilytystä on rajoitettava ajallisesti ottaen huomioon se tarkoitus, jota varten kyseiset tiedot on kerätty. Henkilötiedot on poistettava tai anonymisoitava, kun niitä ei enää tarvita.
• Tietoja on käsiteltävä turvallisesti. Ota käyttöön vahvat tietoturvatoimet varmistamaan, että henkilötiedot suojataan asianmukaisesti.

Rekisterinpitäjällä on osoitusvelvollisuus. Se tarkoittaa, että rekisterinpitäjä on vastuussa tietosuojaperiaatteiden noudattamisesta ja sen on kyettävä osoittamaan, että näitä periaatteita noudatetaan.

Lisätietoja:

• Tietosuojan perusteet

Rekisterinpitäjät voivat käsitellä henkilötietoja vain seuraavissa tilanteissa:

• henkilöin suostumuksella
• jos käsittely on tarpeen sopimuksen täytäntöön panemiseksi (organisaation ja yksityishenkilön välinen sopimus)
• EU:n tai kansallisen lainsäädännön mukaisen lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi
• käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi EU:n tai kansallisen lainsäädännön mukaisesti
• yksilön elintärkeiden etujen suojaamiseksi
• organisaation oikeutetun edun perusteella, paitsi silloin, kun yksilöiden oikeudet ja vapaudet syrjäyttävät ne.

Lisäksi yleisessä tietosuoja-asetuksessa asetetaan lisäehtoja arkaluonteisten tietojen käsittelylle.

Lisätietoja:

• Käsittele henkilötietoja lainmukaisesti

Sinun on vastattava henkilölle ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan pidentää kahdella kuukaudella, jos pyyntö on liian monimutkainen ja siihen vastaamiseen tarvitaan enemmän aikaa. Ilmoita henkilölle lisäajan tarpeesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

Henkilön oikeus saada tutustua omiin tietoihinsa on toteutettava maksutta.

Lisätietoja:

• Kunnioita ihmisten tietosuojaoikeuksia 

Kyllä voit, mutta sitä varten sinun on ensin määritettävä tämän henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste. Tietojen käsittelyä voidaan esimerkiksi pitää organisaation oikeutettuna etuna. Kun henkilötietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella, on aina tehtävä tasapainotesti sen määrittämiseksi, ylittävätkö oikeutetut etusi yksilön oikeudet, erityisesti jos kyseessä on lapsi.

Toinen mahdollinen oikeusperuste tällaiselle henkilötietojen käsittelylle voisi olla suostumus. Joka tapauksessa henkilöille on aina ilmoitettava etukäteen, että tapahtumaa kuvataan.

Lisätietoja:

• Käsittele henkilötietoja lainmukaisesti

Suostumus voi olla pätevä peruste työnhakijoiden ansioluetteloiden tallentamiselle. Toinen mahdollinen käsittelyperuste voisi olla oikeutettu etu. Tällöin sinun on suoritettava tasapainotesti, jolla osoitat, että organisaatiosi oikeutetut edut ylittävät työnhakijoiden oikeudet.

Sinun on joka tapauksessa kerrottava työnhakijoille, että aiot tallentaa heidän tietojaan ja mihin tarkoituksiin ne tallennetaan.

Lisätietoja:

• Käsittele henkilötietoja lainmukaisesti