Nej, behandling av känsliga uppgifter är i allmänhet förbjuden, utom under mycket specifika omständigheter:

• Den enskilde har gett sitt uttryckliga samtycke till att deras känsliga uppgifter behandlas.
• Behandlingen av känsliga uppgifter är nödvändig för att den personuppgiftsansvarige ska kunna fullgöra sina skyldigheter, särskilt när det gäller sysselsättning, social trygghet och socialt skydd. Den personuppgiftsansvarige kan till exempel behöva behandla en persons känsliga uppgifter för att kunna avgöra om de har rätt till vissa socialförsäkringsförmåner eller anställningsstipendier.
• Behandlingen av känsliga uppgifter är nödvändig för att skydda de grundläggande intressena hos en person där personen är fysiskt eller juridiskt oförmögen att ge sitt samtycke. Till exempel, om en person lämnas medvetslös till följd av en olycka och kräver omedelbar medicinsk vård, kan deras hälsodata behöva behandlas för att lämplig medicinsk vård ska tillhandahållas.
• Behandlingen av känsliga uppgifter sker inom ramen för berättigad verksamhet hos en stiftelse, förening eller annan ideell organisation med ett politiskt, filosofiskt, religiöst eller fackligt syfte och endast för behandling av personuppgifter om deras medlemmar, tidigare medlemmar eller personer som har regelbunden kontakt med dem.
• De känsliga uppgifterna har tydligt offentliggjorts av den registrerade
• Behandling av känsliga uppgifter är nödvändig i samband med rättsliga förfaranden.
• Behandlingen av känsliga uppgifter är nödvändig för frågor av väsentligt allmänintresse.
• Behandlingen av känsliga uppgifter är nödvändig inom ramen för förebyggande hälso- och sjukvård eller yrkesmedicin. Till exempel kan det vara nödvändigt att behandla en persons känsliga uppgifter, såsom deras medicinska uppgifter, för att fastställa deras arbetsförmåga som anställd.
• Behandlingen av känsliga uppgifter är nödvändig för folkhälsofrågor på grundval av EU-lagstiftning eller nationell lagstiftning. Till exempel kan behandling av enskildas känsliga uppgifter vara nödvändig för att säkerställa en hög kvalitet på hälso- och sjukvården och en hög kvalitet på medicinska produkter, eller för att bekämpa allvarliga hälsohot, såsom virus.
• Behandlingen av känsliga uppgifter är nödvändig för arkivändamål av allmänt intresse, för vetenskapliga eller historiska forskningsändamål eller för statistiska ändamål. Till exempel kan behandling av känsliga uppgifter vara nödvändig för att tillhandahålla korrekt statistik om ett lands situation inom ett visst område.

Mer information:

• Behandla personuppgifter på ett lagligt sätt

Samtycke kan vara en giltig rättslig grund för lagring av meritförteckningar för arbetssökande. En annan möjlig rättslig grund kan vara berättigat intresse. I så fall måste ni göra en intresseavvägning för att bevisa att er organisations berättigade intressen väger tyngre än de sökandes rättigheter.

Under alla omständigheter måste ni informera kandidaterna om att ni planerar att lagra deras uppgifter och för vilka ändamål.

Mer information:

• Behandla personuppgifter på ett lagligt sätt

Ja, men för att göra detta måste ni först bestämma den rättsliga grunden för behandling av denna typ av personuppgifter. Till exempel kan behandlingen betraktas som ett berättigat intresse för er organisation. Vid behandling av personuppgifter på grundval av berättigat intresse är det alltid nödvändigt att göra en intresseavvägning för att avgöra om era berättigade intressen väger tyngre än den enskildes rättigheter, särskilt om barn är inblandade.

En annan möjlig rättslig grund för sådan behandling kan vara samtycke. Under alla omständigheter bör enskilda alltid informeras i förväg om att evenemanget fotograferas eller filmas.

Mer information:

• Behandla personuppgifter på ett lagligt sätt

Ni bör svara utan onödigt dröjsmål och senast inom en månad efter mottagandet av begäran. Denna tidsfrist kan förlängas med ytterligare två månader om begäran är för komplicerad och mer tid behövs för att svara, förutsatt att personen informeras om detta inom en månad efter mottagandet av begäran.

Ni måste göra detta kostnadsfritt.

Mer information:

• Respektera enskildas rättigheter

Ni kan inte lagra personuppgifter för alltid.

I regel kan personuppgifter endast lagras så länge som är nödvändigt mot bakgrund av de ändamål för vilka personuppgifterna behandlas.

I vissa fall kan lagringstiden bestämmas genom särskilda lagar, till exempel om arbetslagstiftningen fastställer en viss lagringsperiod för lönelistor.

Organisationer bör införa policyer för lagring av uppgifter för att se till att personuppgifter inte lagras längre än vad som är nödvändigt. Enskildas personuppgifter måste raderas eller anonymiseras när dessa uppgifter inte längre är nödvändiga för det ändamål för vilket behandlingen har skett.

Mer information:

• Grunderna för dataskydd

Enskilda personer har rätt att begära radering av personuppgifter som rör dem och i så fall är den personuppgiftsansvarige skyldig att radera personuppgifterna. Ni bör svara utan onödigt dröjsmål och senast inom en månad efter mottagandet av begäran. Denna tidsfrist kan förlängas med ytterligare två månader om begäran är för komplicerad och mer tid behövs för att tillmötesgå begäran, förutsatt att personen informeras om detta inom en månad efter mottagandet av begäran.

Det är viktigt att notera att rätten till radering inte är absolut. Den gäller inte när uppgifterna i fråga är nödvändiga för

• utövande av rätten till yttrande- och informationsfrihet (t.ex. för journalistiska ändamål).
• fullgörande av en rättslig skyldighet som kräver behandling av personuppgifter (t.ex. register över anställdas arbetstider).
• skäl som rör ett viktigt allmänt intresse på folkhälsoområdet
• arkivändamål av allmänt intresse, vetenskapliga eller historiska forskningsändamål eller statistiska ändamål, och
• fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.

Om de personuppgifter som ska raderas tidigare har överförts till andra organisationer måste ni informera dessa mottagare om att personen har begärt radering, såvida detta inte visar sig vara omöjligt eller skulle kräva oproportionerliga ansträngningar.

Mer information:

• Respektera enskildas rättigheter

I den allmänna dataskyddsförordningen föreskrivs särskilda rättigheter för enskilda personer som måste respekteras. Ni kan göra detta genom att:

• informera personer vars uppgifter ni behandlar om er behandling och ändamålen med behandlingen när ni samlar in deras uppgifter, till exempel via en integritetspolicy på er webbplats;
• genom att svara på enskildas begäranden om att utöva sina rättigheter, såsom åtkomst, rättelse, invändning, radering eller förfrågningar om dataportabilitet.

Organisationer som är öppna med sin användning av personuppgifter och som respekterar enskildas rättigheter är mindre benägna att bli föremål för klagomål.

Mer information:

• Respektera enskildas rättigheter

För att samtycket ska anses giltigt måste det vara

• fritt tillhandahållet,
• specifikt,
• informerat, och
• otvetydigt.

Detta innebär att enskilda personer måste ha ett verkligt fritt val när det gäller huruvida de samtycker till behandlingen av deras personuppgifter. De behöver tillräcklig information för att kunna förstå vilka uppgifter som behandlas, för vilket syfte och hur detta görs. En begäran om samtycke måste också vara utformad på tillräcklig detaljnivå.

Dessutom bör det finnas en klar jakande handling från den enskilde (utan förmarkerade rutor och samtycket bör inhämtasseparat från tillämpliga allmänna villkor).

Dessutom måste enskilda personer fritt kunna dra tillbaka sitt samtycke (utan några negativa konsekvenser) om de ändrar sig vid ett senare tillfälle.

Mer information:

• Behandla personuppgifter på ett lagligt sätt

EDPB publicerar regelbundet pressmeddelanden, nyhetsartiklar, bloggar och annat innehåll på sin webbplats och sina kanaler för sociala medier (Twitter: @EU_EDPB; LinkedIn: European Data Protection Board) för att hålla dataskyddsintresserade och allmänheten uppdaterad om sitt arbete.

EDPB:s webbplats har också två RSS-flöden som ni kan prenumerera på för automatiska uppdateringar av EDPB:s nyheter och EDPB:s senaste publikationer.

Nödvändiga säkerhetsåtgärder kan skilja sig åt beroende på vilken typ av personuppgifter ni behandlar och vilka risker för enskilda som är  förknippade med det. I vilket fall som helst finns det några minimiåtgärder ni bör vidta:

• säkerhet ifråga om tillgång till lokaler;
• använd regelbundet uppdaterade antivirusprogram;
• omsorgsfullt val av lösenord;
• kräv att användarna  autentiserar sig innan de använder verksamhetens datorer;
• ha rutiner för säkerhetskopiering och återställning av data på plats i händelse av en incident.

Dessutom, några grundläggande åtgärder som att låsa skärmen medan man är borta från datorn och att låsa dörrarna in till kontoret i slutet av arbetsdagen är aldrig fel…

Mer information:

• Säkra personuppgifter