Jos henkilötietoja kerätään suoraan henkilöiltä itseltään, organisaation on kerrottava henkilötietojen käsittelystä tiiviisti ja läpinäkyvästi helposti ymmärrettävällä, selkeällä kielellä. Tämä voidaan tehdä kirjallisesti (esim. tarjouskirjeessä) tai sähköisesti (esim. verkkosivustolla). Jos henkilö pyytää, tiedot voi myös antaa suullisesti, mutta sinun on kyettävä todistamaan jälkikäteen, että tiedot on annettu.

Myös silloin, kun tiedot on kerätty muualta, eli jos et kerää henkilötietoja suoraan henkilöltä itse, vaan esimerkiksi kolmannen osapuolen kautta, sinun on annettava heille samat yksityiskohtaiset tiedot.

Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan henkilöön liittyviä tietoja. Tunnistettavissa oleva henkilö on kuka tahansa, joka voidaan tunnistaa joko suoraan tai välillisesti. Henkilötietoja voivat olla myös erilaiset tiedot, joita yhdistämällä tietty henkilö voidaan tunnistaa.
Esimerkkejä henkilötiedoista ovat:

• etu- ja sukunimi
• kotiosoite
• sähköpostiosoite
• sijaintitiedot
• IP-osoite
• evästetunniste
• pankkitili
• verotiedot
• biometriset tiedot (esim. sormenjäljet)
• henkilötunnus
• passin numero
• testitulokset
• arvosanat koulussa
• selaushistoria
• valokuva henkilöstä
• ajoneuvon rekisterinumero jne.

Lisätietoja:

• Tietosuojan perusteet

Tietyt henkilötietotyypit kuuluvat erityisiin henkilötietoryhmiin, mikä tarkoittaa, että niitä on suojattava erityisen huolellisesti. Ne ovat niin sanottuja arkaluonteisia tietoja. Arkaluonteisia tietoja ovat tiedot, joista ilmenee:

• henkilön terveys
• henkilön seksuaalinen suuntautuminen
• henkilön etninen alkuperä
• henkilön poliittiset mielipiteet, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus tai ammattiliittoon kuuluminen
• henkilön biometriset ja geneettiset tiedot.

Arkaluonteisten tietojen käsittely on yleensä kiellettyä lukuun ottamatta tiettyjä tilanteita, joissa niitä saa käsitellä.

Lisätietoja:

• Tietosuojan perusteet

Tietosuoja-asetuksen noudattamista valvovat kansalliset tietosuojaviranomaiset. Tietosuojaviranomaiset voivat tarvittaessa tehdä selvityksiä ja määrätä seuraamuksia organisaatioille. Tietosuojaviranomaisilla on käytössään useita keinoja. Ne voivat muun muassa määrätä seuraamusmaksuja, joiden määrä voi olla enintään 20 miljoonaa euroa tai 4 prosenttia organisaation maailmanlaajuisesta vuotuisesta liikevaihdosta sen mukaan, kumpi näistä on suurempi. Lisäksi ne voivat antaa huomautuksia ja määräyksiä sekä määrätä väliaikaisia tai pysyviä henkilötietojen käsittelykieltoja.

Kaikkien ETA-maiden kansallisten tietosuojaviranomaisten yhteystiedot löytyvät tietosuojaneuvoston verkkosivuilta: Jäsenet
 

Lisätietoja:

• Tietosuojaviranomainen ja sinä

Tietosuojavastaavan tehtävänä on muun muassa

• antaa organisaation johdolle ja sen työntekijöille tietoa ja neuvoja tietosuojasääntöjen noudattamisesta
• seurata tietosuojasääntöjen noudattamista
• antaa pyydettäessä neuvoja tietosuojan vaikutustenarvioinnin tekemisestä
• toimia tietosuojaviranomaisen yhteyspisteenä ja tehdä yhteistyötä tietosuojaviranomaisen kanssa
• toimia yksityishenkilöiden yhteyspisteenä henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa.

Lisäksi tietosuojavastaavan läsnäoloa suositellaan aina, kun organisaatiossa tehdään päätöksiä, joilla on tietosuojaan liittyviä vaikutuksia. Tietosuojavastaavaa tulisi myös kuulla viipymättä, kun on tapahtunut tietoturvaloukkaus tai muu poikkeustilanne.

Lisätietoja:

• Tietosuojavastaava

Voimassa oleva sopimus rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän välillä on pakollinen tietosuoja-asetuksen mukaan. Tämän vaatimuksen rikkomisesta voidaan määrätä hallinnollinen sakko, joka on enintään 10 miljoonaa euroa tai enintään 2 prosenttia yrityksen vuotuisesta kokonaisliikevaihdosta sen mukaan, kumpi näistä on suurempi.

Tanskan ja Slovenian tietosuojaviranomaiset sekä Euroopan komissio ovat luoneet mallipohjia rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän välisen sopimuksen laatimiseksi.
 

Lisätietoja:

• Rekisterinpitäjä tai henkilötietojen käsittelijä
   

Tietosuojavastaavat voivat hoitaa muita tehtäviä organisaatiossa, mutta se ei saa johtaa eturistiriitaan. Tämä tarkoittaa, että tietosuojavastaavalla ei voi olla asemaa, jossa hän määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Ristiriitaisiin tehtäviin kuuluvat pääasiassa johtotehtävät (pääjohtaja, operatiivinen johtaja, talousjohtaja, henkilöstöpäällikkö, IT-päällikkö, toimitusjohtaja), mutta niihin voi liittyä myös muita tehtäviä, jos niissä määritellään käsittelyn tarkoituksia ja keinoja.

Tietosuojavastaavan on kyettävä hoitamaan tehtävänsä riippumattomasti. Tämä tarkoittaa, että organisaatiosi:

• ei saa antaa tietosuojavastaavalle ohjeita tietosuojavastaavan tehtävien hoitamisesta
• ei saa rangaista tai erottaa tietosuojavastaavaa tämän tehtävien suorittamisesta.

Lisätietoja:

• Tietosuojavastaava

Henkilötietojen käsittelyllä tarkoitetaan kaikenlaisia toimintoja (käsittelytoimia), joita suoritetaan ihmisten henkilötiedoilla tai joihin käytetään henkilötietoja. Käsittelyä on henkilötietojen kerääminen, tallentaminen, järjestäminen, jäsentäminen, säilyttäminen, muokkaaminen tai muuttaminen, palauttaminen, hakeminen, tiedustelujen tekeminen tietokannoista, käyttö, luovuttaminen siirtämällä, välittämällä tai asettamalla muulla tavalla saataville, yhdistäminen, rajoittaminen, poistaminen tai tuhoaminen.

Tietosuojavastaavan nimittäminen on pakollista seuraavissa kolmessa tapauksessa:

• organisaatio on viranomainen
• organisaation ydintoimintoihin kuuluu henkilöiden säännöllinen ja järjestelmällinen laajamittainen seuranta, kuten mobiilisovelluksen kautta tapahtuva paikannus tai julkisten tilojen kameravalvonta (esim. kauppakeskus) 
• organisaation ydintoimintaa on arkaluonteisten tietojen tai rikostuomioihin ja rikoksiin liittyvien henkilötietojen laajamittainen käsittely.

Voit aina nimittää tietosuojavastaavan vapaaehtoisesti, vaikka se ei olisi lakisääteistä. Huomaa, että tällöin sinun on noudatettava kaikkia tietosuoja-asetuksen säännöksiä, jotka koskevat tietosuojavastaavan tehtäviä ja asemaa.
 

Lisätietoja:

• Tietosuojavastaava

Evästeet ovat pieniä tiedostoja, jotka tallennetaan käyttäjän päätelaitteelle, kuten tietokoneelle tai mobiililaitteelle, ja jotka voivat tallentaa tietoja. Evästeet palvelevat monia tärkeitä toimintoja, kuten verkkosivuston käyttäjien ja heidän aiemman toimintansa muistamista. Niiden avulla voidaan seurata tuotteita verkkokaupan ostoskorissa tai tietoja, jotka täytetään sähköiseen lomakkeeseen.

Todentamisevästeitä hyödynnetään käyttäjien tunnistamiseen, kun he kirjautuvat erilaisiin verkkopalveluihin, kuten pankkipalveluihin. Evästeisiin tallennetut tiedot voivat sisältää henkilötietoja, kuten IP-osoitteen, käyttäjänimen, yksilöllisen tunnisteen tai sähköpostiosoitteen.

Samasta aiheesta:

•    Mitkä ovat yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset henkilötietojen käsittelyperusteet?