• Todo tratamiento de datos personales debe ser lícito, justo y transparente.
• Solo recopilar datos personales para fines específicos, explícitos y legítimos. El tratamiento de los datos de una persona debe limitarse estrictamente a los fines inicialmente establecidos y, por lo tanto, no tratarlos para fines posteriores o de otro tipo que sean incompatibles con los fines iniciales.
• Solo tratar datos personales que sean necesarios y proporcionados a la luz de la finalidad prevista.
• Todos los datos personales que usted trate deben ser exactos y mantenerse actualizados. Los datos personales inexactos deben ser rectificados o borrados.
• El almacenamiento de los datos personales de las personas físicas debe estar limitado en el tiempo, a la luz de la finalidad para la que se recopilaron y procesaron estos datos. Como tal, los datos personales deben eliminarse o anonimizarse una vez que estos datos ya no sean necesarios.
• El tratamiento de los datos personales debe realizarse de manera segura. En este sentido, deben establecerse controles sólidos de ciberseguridad para garantizar que los datos personales estén adecuadamente protegidos.

Finalmente, el responsable del tratamiento tiene que rendir cuentas. Esto significa que es responsabledel cumplimiento de los principios anteriores y debe poder demostrarlo.

Más información:

• Protección de datos básica

Los responsables del tratamiento solo pueden tratar datos personales en una de las siguientes circunstancias:

• con el consentimiento de las personas afectadas;
• cuando el tratamiento sea necesario para la ejecución de un contrato (un contrato entre su organización y una persona);
• cumplir una obligación legal en virtud de la legislación de la UE o nacional;
• cuando el tratamiento sea necesario para la realización de una tarea realizada en interés público con arreglo a la legislación de la UE o nacional;
• proteger los intereses vitales de una persona;
• para los intereses legítimos de su organización, excepto cuando estén anulados por los derechos y libertades de las personas.

Además, el RGPD establece condiciones adicionales para el tratamiento de datos sensibles.

Más información:

• Procesar datos personales legalmente

El cumplimiento del RGPD es supervisado por las autoridades nacionales de protección de datos (APD). Las APD pueden llevar a cabo investigaciones e imponer sanciones en caso necesario. Las APD tienen a su disposición una serie de herramientas, incluidas multas de hasta 20 millones de euroso el 4 % del volumen de negocios anual mundial, la que sea mayor, amonestaciones y prohibiciones temporales o permanentes de tratamiento.

Puedes encontrar los datos de contacto de todas las APD del EEE en el sitio web del CEPD: Miembros

Más información:

• La Autoridad de protección de datos y tú

La tarea del DPD incluye, entre otras:

• informar y asesorar a la organización y a sus empleados sobre el cumplimiento de la protección de datos;
• supervisar el cumplimiento de la protección de datos;
• prestar asesoramiento sobre las solicitudes relativas a la evaluación de impacto en materia de protección de datos (EIPD);
• actuar como punto de contacto de la autoridad de protección de datos y cooperar con dicha autoridad de protección de datos;
• actuar como punto de contacto para las personas.

Además, generalmente se recomienda la presencia del DPD cuando se toman decisiones con implicaciones en la protección de datos. El DPD también debe ser consultado rápidamente una vez que se haya producido una violación de datos u otro incidente.

Más información:

• Delegado de Protección de Datos

Un contrato válido entre el responsable del tratamiento y el encargado del tratamiento es obligatorio en virtud del RGPD. La infracción puede ser objeto de una multa administrativa de hasta 10 millones de euros o de hasta el 2 % del volumen de negocios anual total de una empresa, lo que sea mayor.

Para orientarte a la hora de establecer un acuerdo sobre el responsable del tratamiento, las autoridades danesas y eslovenas de protección de datos, así como la Comisión Europea, han elaborado acuerdos sobre modelos.

Más información:

• Responsable o encargado del tratamiento

Los DPD pueden desempeñar otras tareas dentro de la organización, pero esto no puede dar lugar a un conflicto de intereses. Esto implica que el DPD no puede tener una posición en la que determine los fines y medios de las actividades de tratamiento. Las funciones en conflicto incluyen principalmente puestos de dirección (jefe ejecutivo, jefe de operaciones, director financiero, jefe de recursos humanos, jefe de TI, director gerente), pero también pueden implicar otras funciones si conducen a la determinación de los fines y medios de tratamiento.

El DPD debe poder desempeñar sus funciones y tareas de manera independiente. Esto significa que su organización:

• no podrá dar instrucciones al DPD con respecto al ejercicio de sus funciones de DPD;
• no podrá sancionar o destituir al DPD por el desempeño de sus tareas.

Más información:

• Delegado de Protección de Datos

Por tratamiento de datos personales se entiende cualquier de actividad (operación de tratamiento) realizada sobre los datos personales de las personas físicas. Esto incluye la recogida, grabación, organización, estructuración, almacenamiento, adaptación o alteración, recuperación, consulta, investigación, uso, revelación por transmisión, difusión o cualquier otra forma de puesta a disposición, alineación o combinación, restricción, supresión o destrucción de datos personales.

El RGPD otorga a las personas el control sobre el tratamiento de sus datos personales. Para ello, la transparencia es clave. Esto significa que debe informar a las personas cuyos datos trata sobre sus operaciones de tratamiento y los fines. En otras palabras, hay que explicar quién trata sus datos, pero también cómo y por qué. Solo si el uso de datos personales es «transparente» para los involucrados, pueden evaluar los posibles riesgos y tomar decisiones sobre sus datos personales.

En virtud del RGPD, estás obligado a compartir la siguiente información con las personas físicas:

• la identidad y los datos de contacto del responsable del tratamiento;
• los fines del tratamiento;
• la base jurídica del tratamiento (si el interés legítimo, la información específica sobre qué intereses legítimos se relacionan con el tratamiento específico, y sobre qué entidad persigue cada interés legítimo.)
• los datos de contacto del responsable del tratamiento;
• los datos de contacto del DPD (si existe un DPD);
• los destinatarios o categorías de destinatarios de los datos;
• Información sobre si los datos se transferirán fuera del Espacio Económico Europeo (EEE) (si procede: la existencia o no de una decisión de adecuación o referencia a las garantías adecuadas y la forma en que esta información puede ponerse a disposición de los interesados;
• las categorías de datos personales tratados, cuando los datos no se obtienen de la persona.

Además, el RGPD requiere que tu organización proporcione la siguiente información para garantizar un procesamiento justo y transparente:

• el período de retención o, cuando esto no sea posible, los criterios utilizados para determinar dicho período;
• el derecho a solicitar el acceso, la supresión, la rectificación, la limitación, la objeción y la portabilidad de los datos personales;
• el derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de protección de datos;
• si la base jurídica del tratamiento es el consentimiento: el derecho a retirar el consentimiento en cualquier momento;
• en el caso de la toma de decisiones automatizada, información pertinente sobre la lógica subyacente y las consecuencias previstas del tratamiento para el interesado;
• la fuente de los datos personales (si no los recibió directamente de la persona en cuestión;
• si la persona está obligada a proporcionar los datos personales (por ley o por contrato o para celebrar un contrato) y cuáles son las consecuencias de negarse a proporcionar los datos.

Más información:

• Respetar los derechos de las personas

Una evaluación de impacto de protección de datos o EIPD es una evaluación escrita que su organización debe realizar para evaluar el impacto de una operación de procesamiento planificada. Le ayuda a identificar las medidas adecuadas para abordar los riesgos y demostrar el cumplimiento.

Si bien siempre es preferible anticipar el impacto de las operaciones de tratamiento planificadas de su organización haciendo EIPD, es obligatorio llevar a cabo una EIPD cuando el tratamiento pueda suponer un alto riesgo para los derechos y libertades de las personas.

Concretamente, este es el caso cuando el tratamiento previsto implica:

• el tratamiento, a gran escala, de datos personales sensibles o datos relacionados con condenas penales;  
• una evaluación sistemática y exhaustiva de los aspectos personales de una persona basada en el tratamiento automatizado, incluida la elaboración de perfiles, y en la que se basen decisiones que produzcan efectos jurídicos sobre la persona en cuestión o afecten significativamente de manera similar a las personas;
• seguimiento sistemático de una zona de acceso público a gran escala.

El CEPD ha elaborado directrices que enumeran los criterios que debe tener en cuenta al evaluar si una EIPD es obligatoria o no. Las autoridades de protección de datos también han publicado listas de operaciones de tratamiento sujetas a una EIPD. Además, varias DPA han desarrollado guías, software o herramientas de autoevaluación para ayudarlo con su evaluación.

Más información:

• Cumplir la normativa

Cuando hay dos o más responsables del tratamiento que determinan conjuntamente la finalidad y los medios de tratamiento, se consideran corresponsables del tratamiento. Deciden conjuntamente tratar datos personales para un fin conjunto. La corresponsabilidad puede adoptar muchas formas y la participación de los diferentes controladores puede ser desigual. Por lo tanto, los corresponsables del tratamiento deben determinar sus respectivas responsabilidades para el cumplimiento del RGPD.

Es importante señalar que la corresponsabilidad del tratamiento conduce a la responsabilidad conjunta de una actividad de tratamiento.

• Ejemplo de corresponsabilidad: Las empresas A y B han lanzado un producto de marca compartida y desean organizar un evento para promocionar este producto. Con ese fin, deciden compartir datos de sus respectivos clientes y bases de datos de clientes potenciales y deciden la lista de invitados al evento sobre esta base. También acuerdan las modalidades para enviar las invitaciones al evento, cómo recopilar comentarios durante el evento y acciones de marketing de seguimiento. Las empresas A y B pueden ser consideradas corresponsables del tratamiento de datos personales relacionados con la organización del evento promocional, ya que deciden conjuntamente sobre el propósito definido conjuntamente y los medios esenciales del tratamiento de datos en este contexto.

Más información:

• Responsable o encargado del tratamiento